Compendio Documentos Administrativos

ACTA

Es un documento histórico que tiene como finalidad dejar constancia de hechos ocurridos considerados de suma importancia, para que formen parte de la memoria de una institución y para dar fe de que el hecho ocurrió.

Partes o elementos:

-Introducción o encabezamiento: se deja constancia de los siguientes datos:

* Número de acta: debe ser correlativo y se le agregan las dosúltimas cifras del año que corresponde.
* Nombre del lugar, municipio y departamento.
* Hora, día, mes y año en que se efectúa la reunión. Todo con letras.
* Sede o local donde se realiza la reunión o donde sucede el hecho.
* Nombres, apellidos y cargo de las personas que intervienen o asistieron. Si son numerosos los participantes, se especifican únicamente los nombres y apellidos;los cargos de las personas que dirigen, y se identifica al resto como un grupo, ya sea de vecinos, padres de familia, etc.

-Cláusulas o cuerpo del acta:

Se escriben con letras mayúsculas al inicio del renglón. Después del título de la cláusula, se escribe el contenido en forma clara y resumida. Las cláusulas deben contener la agenda u orden del día, los acuerdos y resoluciones tomadas. Siqueda espacio al terminar el contenido de la cláusula, se completa el renglón con guiones.

-Cierre o finalización:

Para redactar el cierre o finalización de un acta, se redacta de la siguiente manera: “Se finaliza la presente reunión en el mismo lugar y fecha, a las diez horas con treinta minutos, leída y ratificada, firmamos para constancia los que en ella intervenimos”. Es incorrecto iniciarel cierre del acta con las palabras “No habiendo…”.

-Firmas de quienes intervienen:

Después de cerrar el acta, se da lectura a la misma y se invita a los y las participantes de la reunión a firmar. Se escriben los nombres de las personas que intervienen para identificar las firmas aunque éstas sean legibles. Si al momento de firmar el acta, una persona se niega definitivamente a hacerlo, seagrega una cláusula en donde conste los motivos, para no firmar.

Características:

Las actas se registran en un libro debidamente autorizado para ese propósito, por la supervisión Educativa del Distrito Escolar correspondiente.

Las actas se escriben en libros con hojas numeradas llamadas folios.

En toda la redacción de un acta, no se pueden hacer borrones y cuando se consigne un datoequivocado, éste debe tacharse con guiones, entrelinearse debiendo escribir la palabra correcta entre diagonales, y antes de la firma de los comparecientes.

Si alguno de los comparecientes no está de acuerdo con una de las cláusulas o con todo su contenido y si el acta ya se cerró, en los últimos renglones, se escribirá la palabra OTRO SI (en mayúscula todo) que significa “además de esto”,aclarando o ampliando la cláusula o la parte no aprobada. Después aparecerán las firmas.

Un acta se deja sin efecto o se anula, a través de la suscripción de otra (s) en la cual se explican los motivos para dicha anulación.

Clases o tipos:

* Inicio de labores
* Fin de ciclo
* Evaluaciones
* Toma de posesión
* Entrega de cargo o por cualquier reunión.

Recomendaciones:* Todas las personas que están presentes en la reunión deben firmar el acta.
* Cuando se transcribe un acta, si las firmas no son legibles o no se entienden al final de la transcripción se aclara: “Aparecen las firmas ilegibles de la directora, y de las maestras que intervinieron y el sello correspondiente….”
* El esquema o elementos que se sugiere debe llevar un acta, no necesariamentedebe ser riguroso; lo importante es que se redacten con claridad, concisión, sencillez y precisión de lenguaje, que son condiciones comunes a todas las modalidades de redacción.

CERTIFICACIÓN DE ACTA

Es un documento por medio del cual se da fe de tener a la vista constancia escrita del acta. Acto por medio del cual una persona da fe de algo que le consta.

Partes o elementos:

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