compras e inventarios

“ASPECTOS FISICOS DE LA GESTION DE COMPRAS Y DEL CONTROL DE INVENTARIOS DE MATERIALES”

1. Seguimiento de compras y pedidos (Mireya)
2. Recepción (Adrián)
3. Manejo de almacenes (Johana)
4. Stocks industriales (Angélica)
5. Estadísticas del inventario (Ahiny)
6. La práctica del control físico de los inventarios (Ahiny)
7. Personal que interviene en la gestión de compras (Ahiny)

1.SEGUIMIENTO DE COMPRAS Y PEDIDOS
Es la actividad que se desarrolla para asegurar el suministro de materiales en el tiempo establecido en la orden de compra mediante un seguimiento continuo, basado en las fechas de vencimiento de los pedidos , así como en los programas de producción; con la activación es posible detectar posibles atrasos con los proveedores, para lo cual es necesario visitarconstantemente las plantas de los mismos para asegurarse del desarrollo de los materiales, buscando el cumplimiento en las entregas y de esta forma tener establecidas las líneas de producción.
La labor del expeditor no solo debe ser la de activar pedidos fincados, si no mediante el análisis del reporte de almacén (existencias), producción (programas de producción). Solicitudes pendientes de atender,pedidos de trámites, materiales en inspección de recibo, material pendiente de ingresar al almacén y el seguimiento en todas las áreas de la misma planta, buscando la óptima agilización en el flujo de materiales.
También en fungir como un calificador en los servicios que presten los proveedores, lo cual ayudara en la futura selección de los mismos.

Procedimiento para el seguimiento.
Es muyfrecuente que la copia del seguimiento de pedido de compra tenga impresa en la parte superior una serie de números del 1 al 31, que representan los días del mes.
A veces la copia del seguimiento se imprime en cartulina para facilitar su archivo y manejo. Cuando se recibe en la selección de seguimiento se anotan las características del pedido y la fecha de embarque. Luego se coloca una señal sobreel número que representa la primera fecha en que debe hacerse el primer contacto con el proveedor. Es probable que la primera comprobación se haga al recibir la aceptación formal del pedido si se exige este requisito. Luego se archiva la copia de seguimiento por orden de numeración del pedido de compra.
El empleado encargado del seguimiento tiene el deber se revisar cada día el archivo deseguimiento y sacar de el copias que exijan ponerse en contacto en esa fecha con el proveedor. A medida que se establece contacto con el proveedor, el empleado va moviendo la señal hacia delante poniéndola en la fecha siguiente en la que debe hacerse nueva comprobación del pedido.

Empleo de un sistema especial de archivador
Algunas empresas emplean un sistema especial de archivar para seguir la pistaa los pedidos de compra. Cuando se recibe la copia de seguimiento de pedido, se rellena una tarjeta especial para el pedido. Esta tarjeta contiene información, como el número de solicitud de la compra, nombre y símbolo del material, cantidad pedida, etc.
Lo primero que debe hacer el seguidor de pedido es comprobar que el proveedor este enterado de que hay un pedido a su favor y que está deacuerdo con todos los datos, cantidades, fechas, etc., que aparecen en la orden de compra.
En algunas empresas se entrega al proveedor la orden de compra con una copia para que firme la misma de recibido, enterado o conforme, en otras la confirmación es verbalmente.

2. RECEPCION.
El flujo rápido del material que entra, para que esté libre de toda congestión o demora, requiere de la correctaplaneación del área de recepción y de su óptima utilización.
Condiciones que impiden el flujo rápido:
1) Espacio de maniobras restringido o inadecuado.
2) Medios de manejo de materiales deficientes.
3) Demoras en la inspección y documentación de entrada.
El objetivo que persigue toda empresa es obtener rapidez en la descarga y lograr que la permanencia de la mercancía en el área de recepción...