Compras y Abastecimiento
Páginas: 32 (7854 palabras)
Publicado: 28 de agosto de 2013
EL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
5.1 REQUISICIÓN DE COMPRA
Aquí inicia el proceso de Compras. Hay que recordar que los requerimientos dependen de las necesidades de la organización, de su tamaño y grado de complejidad.
A la requisición de compra se le conoce también como solicitud de compra. Es un formato diseñado por la empresa o a través de un memorándum, en el cual hace llegar lasnecesidades de otros departamentos al departamento de Compras, sobre todo para la alimentación de líneas de producción, mantenimiento, operaciones, equipo y suministros de la empresa.
La requisición debe llenarse en forma clara y correcta, tener las firmas de aprobación necesarias, indicar las fechas de entrega solicitadas, debe indicar la cantidad y la unidad e ir acompañada de un plano y/oespecificaciones para la correcta identificación del material o servicio requerido y de ser posible tener el número o clave de cuenta para su aplicación.
Los elementos que la conforman son los que a continuación se enlistan y se clasifican en dos: principales y accesorios. Se consideran principales la política establecida para la persona autorizada, la descripción analítica y la fecha en la que serequiere sea abastecida.
ELEMENTOS DE LA REQUISICIÓN
persona que solicita el material
departamento para el cual se requiere
fecha
número de requisición
cantidad requerida
descripción clara y exacta del material.
clave de catálogo (si es que lo hay)
partida (1,2, 3, 4, 5.....)
unidad de medida (pieza, metros, cajas, kilos, etc.)
nombre y firma de la persona que formula la solicitud y elVo. Bo. del departamento correspondiente
observaciones
Opcionales
nombre y domicilio del proveedor sugerido
tipo de transporte, por medio del cual se recibirá la mercancía
las condiciones de entrega,
la cotización
La finalidad que se persigue con lo anterior es, por un lado tener conocimiento de que existe la necesidad de abastecimiento y por el otro, llevar un control de requisicionesde las mismas.
Las requisiciones se caracterizan por la utilidad que proporcionan.
Como requisición de consulta, sirven para la obtención de datos técnicos, medidas y especificaciones en general.
Como requisición de precio estimado, sirven para la obtención de costos aproximados para un proyecto, así como tiempo de entrega aproximado.
Como requisición de preciofirme que generalmente se utiliza para la ejecución de un nuevo programa, y
Como requisición de compra, sirve para la agilización de las entregas
Se clasifican como sigue: Ordenes Urgentes, Ordenes Pequeñas, con Cheque en Blanco, Normales, Viajeras, Nota de requisición de Materiales y Sin Almacenar.
Ordenes Urgentes - Cambios repentinos en estilo o en diseño y cambios inesperados decomercialización pueden modificar el programa de abastecimiento; éstas órdenes son costosas por lo que se deben evitar, sobre todo cuando sea por una mala planeación, un control de inventarios deficiente, falta de confianza en la capacidad de Compras y sobre todo cuando sea por costumbre.
Ordenes Pequeñas - Estas también se deben evitar, ya que su costo también es elevado. Sobre todo aquí se sigue laLey de Pareto, que dice que alrededor del 70% de las requisiciones sólo alcanzan un 10% de la cantidad total de dinero, pero el costo del sistema para manejar las órdenes puede resultar más costoso que el costo de los artículos mismos.
Orden de Compra con Cheque en Blanco - Este método se utiliza para combatir el problema de las órdenes pequeñas. Es una forma especial en la cual se le envía alvendedor un cheque junto con la orden de compra. Cuando se embarca la mercancía, el vendedor anota la cantidad que se le debe en el cheque y lo cobra. Como medida de seguridad el cheque sólo puede ser depositado en la cuenta del vendedor, ser presentado para depósito solamente dentro de un cierto número de días, y el cheque tiene marcada una leyenda que dice " no tiene valor para una "cantidad...
5.1 REQUISICIÓN DE COMPRA
Aquí inicia el proceso de Compras. Hay que recordar que los requerimientos dependen de las necesidades de la organización, de su tamaño y grado de complejidad.
A la requisición de compra se le conoce también como solicitud de compra. Es un formato diseñado por la empresa o a través de un memorándum, en el cual hace llegar lasnecesidades de otros departamentos al departamento de Compras, sobre todo para la alimentación de líneas de producción, mantenimiento, operaciones, equipo y suministros de la empresa.
La requisición debe llenarse en forma clara y correcta, tener las firmas de aprobación necesarias, indicar las fechas de entrega solicitadas, debe indicar la cantidad y la unidad e ir acompañada de un plano y/oespecificaciones para la correcta identificación del material o servicio requerido y de ser posible tener el número o clave de cuenta para su aplicación.
Los elementos que la conforman son los que a continuación se enlistan y se clasifican en dos: principales y accesorios. Se consideran principales la política establecida para la persona autorizada, la descripción analítica y la fecha en la que serequiere sea abastecida.
ELEMENTOS DE LA REQUISICIÓN
persona que solicita el material
departamento para el cual se requiere
fecha
número de requisición
cantidad requerida
descripción clara y exacta del material.
clave de catálogo (si es que lo hay)
partida (1,2, 3, 4, 5.....)
unidad de medida (pieza, metros, cajas, kilos, etc.)
nombre y firma de la persona que formula la solicitud y elVo. Bo. del departamento correspondiente
observaciones
Opcionales
nombre y domicilio del proveedor sugerido
tipo de transporte, por medio del cual se recibirá la mercancía
las condiciones de entrega,
la cotización
La finalidad que se persigue con lo anterior es, por un lado tener conocimiento de que existe la necesidad de abastecimiento y por el otro, llevar un control de requisicionesde las mismas.
Las requisiciones se caracterizan por la utilidad que proporcionan.
Como requisición de consulta, sirven para la obtención de datos técnicos, medidas y especificaciones en general.
Como requisición de precio estimado, sirven para la obtención de costos aproximados para un proyecto, así como tiempo de entrega aproximado.
Como requisición de preciofirme que generalmente se utiliza para la ejecución de un nuevo programa, y
Como requisición de compra, sirve para la agilización de las entregas
Se clasifican como sigue: Ordenes Urgentes, Ordenes Pequeñas, con Cheque en Blanco, Normales, Viajeras, Nota de requisición de Materiales y Sin Almacenar.
Ordenes Urgentes - Cambios repentinos en estilo o en diseño y cambios inesperados decomercialización pueden modificar el programa de abastecimiento; éstas órdenes son costosas por lo que se deben evitar, sobre todo cuando sea por una mala planeación, un control de inventarios deficiente, falta de confianza en la capacidad de Compras y sobre todo cuando sea por costumbre.
Ordenes Pequeñas - Estas también se deben evitar, ya que su costo también es elevado. Sobre todo aquí se sigue laLey de Pareto, que dice que alrededor del 70% de las requisiciones sólo alcanzan un 10% de la cantidad total de dinero, pero el costo del sistema para manejar las órdenes puede resultar más costoso que el costo de los artículos mismos.
Orden de Compra con Cheque en Blanco - Este método se utiliza para combatir el problema de las órdenes pequeñas. Es una forma especial en la cual se le envía alvendedor un cheque junto con la orden de compra. Cuando se embarca la mercancía, el vendedor anota la cantidad que se le debe en el cheque y lo cobra. Como medida de seguridad el cheque sólo puede ser depositado en la cuenta del vendedor, ser presentado para depósito solamente dentro de un cierto número de días, y el cheque tiene marcada una leyenda que dice " no tiene valor para una "cantidad...
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