Compras y abastecimientos

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ADMINISTRACION DE COMPRAS Y MATERIALES

Las compras son una actividad administrativa que va mas allá del sencillo hecho de comprar. Incluye actividades de plantación y política que abarca un amplio rango de actividades relacionadas y complementarias .Algunas de estas actividades relacionadas son: la investigación y desarrollo requeridos para la selección adecuada de los materiales y de lasfuentes de abastecimiento ; la certeza de la entrega; la inspección de los embarques que llegan con objeto de asegurar que su calidad y cantidad sean las adecuadas; el desarrollo de procedimientos para implantar políticas de compra; la coordinación de las actividades de compras con otras divisiones internas relacionadas tales como ingeniería, producción y contabilidad; y el desarrollo decomunicaciones efectivas con la alta gerencia con el fin de asegurarse una evaluación completa del rendimiento de la función de compras.

Una de varias actividades que tratan con la plantación, adquisición y utilización en los materiales en el proceso de producción es la misma administración de materiales.

La razón básica de este criterio organizativo es evistar que las partes involucradas entren enconflicto.

El concepto de administración de materiales como una función cuyo objetivo es lograr el costo global mas bajo de los materiales para la firma compradora y presenta los principios en cada área conforme se relacionan e interaccionan uno con otro y con las operaciones de compra.

Otro objetivo consiste en el mantenimiento o conservacion de la calidad adecuada. La calidad se refiereprincipalmente a lo adecuado que sea un artículo en lo que se refiere al cumplimiento de su propósito.

Un objetivo final de un departamento de compras exitoso consiste en el desarrollo de relaciones internas que conduzcan a la comprensión y armonía entre las diversas unidades organizativas dentro de la empresa.

Las decisiones y acciones del departamento de compras afectan a entidades tales comoel departamento de producción, finanzas, inspección, ingeniería, ventas y contabilidad.

A continuación describiremos brevemente el proceso de compras:

• Reconocimiento de la necesidad
• Descripción de la necesidad
• Selección de fuentes.
• Determinación del precio
• Colocación del pedido
• Seguimiento del pedido
• Verificación de facturas
• Mantenimientode registros
• Relaciones profesionales con el proveedor

Parece muy obvio lo que la gerencia espera es habilidad en las compras básicas, experiencia y capacidad. Este es un engranaje necesario para continuar la operación eficiente de la fabricación o servicio. A continuación se identifican algunas habilidades importantes:

Negociación:

El departamento debe ser capaz de negociarefectivamente con los proveedores en todos los niveles de la administración, mientras que al mismo tiempo debe animar su respeto y confianza. Este arte requiere que el agente de compras sepa cuando detenerse durante un intercambio en el cual entran en conflicto los objetivos de ambas partes. El proveedor intentara obtener el precio mas elevado posible mientras que el comprador deberá reducir el preciotanto como sea posible de la misma manera, por lo tanto, el arte de la negociación esta en llevar un precio a un área “ razonable “ mientras se conservan el respeto y la cooperación. El arte de la negociación también se extiende naturalmente a las otras variables y compras y ventas, tales como fecha de entrega, condiciones, etc.

Formulación del contrato

Otro aspecto técnico de la funciónde compras involucra la habilidad en los procedimientos de formulación de contratos, particularmente en la creación de contratos generales y en su adaptación a situaciones de diferentes proveedores.

Compras a futuro y cobertura

Conforme se encare al futuro, las realidades de los cambios de precio erráticos y con frecuencia súbitos serán mas pronunciadas, principalmente como resultados de la...
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