Compras y suministros

COMPRAS Y SUMINISTROS
Es el proceso de localización y selección de proveedores, adquisición de productos (materias primas, componentes o artículos terminados), luego de negociaciones sobre el precio y condiciones de pago, así como el acompañamiento de dicho proceso para garantizar su cumplimiento de las condiciones pactadas; y, en términos de mercadotecnia, comprar es adquirir por un precio endinero algún bien, derecho o mercancía y suministros es la acción de distribuir los productos o bienes ya adquiridos.
Sin embargo, en la actualidad compras y suministros como tal, han evolucionado considerablemente y ha pasado en muchas empresas a ser parte de otros conceptos, como adquisiciones, aprovisionamiento o materiales, actividades que comprenden adquisiciones y otras tantas como controlde inventarios y almacenes, entradas y salidas de mercancías y distribución de las mismas.
Es necesario comentar también que el proceso de compras y suministros no sólo implica el adquirir y obtener los productos que se requieran en una empresa si no que también incluye el negociar los precios y la calidad de los productos a comprar y a su vez el trayecto con que se distribuyen los bienesadquiridos a cada empresa para comercializar, con la finalidad de traer beneficios a la empresa sobre todo en términos monetarios.
Toda empresa bien establecida cuenta con un departamento de compras que se encarga de todas las operaciones anteriormente mencionadas, por eso el personal que participa en este departamento tiene que contar con una buena capacidad para adquirir y proveer productos. ¿Por quédecimos esto? La razón principal por la cual hacemos este comentario es porque los costos de los productos que se adquieran repercutirán de manera directa sobre los precios de venta del producto final, de tal manera que si estos se adquieren a un precio bajo, se podrán ofrecer a un precio de mercado sumamente competitivo y como resultado, la empresa saldrá bastante beneficiada ya que se obtendráun margen de utilidad mayor.
El proceso de compras
El proceso de compras consta de las siguientes fases:
- Planificación de las compras. Consiste en hacer un estudio anticipado de las necesidades para estar preparado antes de que surja la necesidad.
- Análisis de las necesidades. El departamento de compras recibe los boletines de solicitud de materiales y analiza la prioridad de las peticionespara tramitar su gestión.
- Solicitud de ofertas y presupuesto. Es un paso obligado para evitar tomar decisiones que puedan afectar a la economía de la empresa.
- Evaluación de las ofertas recibidas. Una vez recibidas las ofertas hay que estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas.
- Selección del proveedor. Los factores que se comparan durante la fase de selección son el precio, lacalidad, las condiciones y las garantías personales de la empresa que suministrará el producto.
- Negociación de las condiciones. Durante esta fase se comentan y especifican algunos puntos de la oferta que pueden ser negociables.
- Solicitud del pedido. Cuando el comprador y el vendedor llegan a un acuerdo deben formalizar un documento que comprometa a ambas partes (contrato de compraventa opedido en firme).
- Seguimiento del pedido y los acuerdos. Se hace para verificar que hemos recibido todo el material solicitado, que se corresponde a las características detalladas en el pedido y que se han suministrado a tiempo.
El proceso puede variar de una empresa a otra debido a la actividad principal. La empresa industrial centra sus compras en los materiales que utiliza para elaborar elproducto. La empresa comercial, por su parte, busca conseguir el producto a un precio competitivo. Y por último, para la empresa de servicios la variable principal es satisfacer las necesidades del cliente. Algunas veces el proceso de compras es largo y complejo debido a que para tomar una decisión final se necesita información o respuesta de otras empresas.
Características de los proveedores:
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