Compras

LA COMPRA

CONCEPTO y FUNCIONES

Toda empresa, por sencillo que sea su funcionamiento, necesita adquirir ciertos recursos para la realización de sus operaciones. La gestión de compras es el conjunto de actividades a realizar en la empresa para satisfacer esa necesidad del mejor modo, es decir, al mínimo costo, con la calidad adecuada y en el momento oportuno. (1)
En este conjunto deactividades se pueden enumerar según las siguientes funciones:

• detección de la necesidad
• solicitud y análisis de alternativas de compra
• negociación con los proveedores
• colocación de órdenes de compra. (La orden de compra es un documento o formulario que inicia el procedimiento administrativo de compras, al adjudicar aun proveedor dicha operación)
• seguimiento yactivación de órdenes de compra. Se refiere al proceso por el cual, una vez emitida la orden de compra, se sigue la producción y entrega del producto o servicio adquirido a fin de que cumpla con los requisitos de calidad y tiempos

• recepción de efectos comprados
• almacenaje y registro
• entrega de los insumos para su utilización al sector que originalmente los requirió. (2)

Tambiénexisten actividades complementarias y derivadas de la acción de " compras que forman parte de las funciones de compras:

• estudio permanente del mercado de oferta, o sea análisis de proveedores y productos actuales y potenciales
• formulación de pronósticos y presupuestos de necesidades en función de los consumos previstos
• fijación de parámetros para optimizar las decisiones decompras (lotes óptimos de compras, puntos máximos y mínimos de pedido)
• mantenimiento de registros de existencia (sistema de información de los niveles de stock)
• control de calidad de bienes comprados o servicios adquiridos.(3)

IMPORTANCIA DE LA FUNCIÓN DE COMPRAS

Cuando se pregunta acerca de cómo medir la competitividad en una empresa, la respuesta más simple es la de medir suparticipación en el mercado. Uno de los medios para mejorar continuamente la competitividad de una empresa es la de producir a bajos costos y con alta calidad.(4) Esta afirmación implica que el sistema de producción debe ser abastecido de insumos que cumplan con las condiciones de los productos/servicios de los que formarán parte (por ejemplo: para producir prendas de vestir para fiestas, las telasa adquirir deben responder a requerimientos de delicadeza, buen gusto, finura y calidad) en las condiciones lo más ventajosas posibles. De ahí se desprende la importancia de la función de compras.
Se reconocen como condiciones ventajosas para la compra:

• el precio de compra
• el plazo de pago
• el plazo de entrega
• el servicio de posventa que realiza el proveedor alcomprador (reposición rápida de piezas defectuosas, servicio técnico garantizado, asesoramiento)
• la calidad obtenida en lo que se compra
• la estabilidad de ese proveedor como tal (ya que sirve de muy poco aprovisionar una empresa con proveedores de los cuales no se sabe si van a estar funcionando normalmente en el momento de una próxima compra, o de solicitarles servicio de posventa). (5)Una de las responsabilidades de los que conducen empresas es dirigir y coordinar el proceso de adquisición de bienes y servicios necesarios para cumplir con la producción y las ventas. La planificación de este proceso se relaciona directamente con las funciones de compras y de stock. La idea se sustenta en que cada uno de los materiales y/o servicios que se integran a la cadena de produccióntengan la calidad requerida y además ingresen en el momento justo en que se necesitan, de manera tal de reducir al mínimo posible los niveles de inventario, es decir, de la existencia en depósito de estos bienes.
La gestión exitosa en las compras y en el manejo de inventarios permite:
• Asegurar el normal flujo de insumos y materiales para las áreas que los transforman en los productos o...