Compras

INTRODUCCION

El presente Manual de Políticas y Procedimientos contempla el conjunto de normas y procesos que pautan las actividades sobre las compras y licitaciones y/o servicios, y el almacenamiento y suministro de bienes materiales, repuestos y lubricantes. Con el conocimiento de parte de funcionarios y empleados de las normas que rigen el desenvolvimiento de dichas operaciones, se propicianlas condiciones favorables para el desempeño de un trabajo eficiente y enmarcado dentro de los estándares preestablecidos de control y calidad. La presentación esquemática de los procesos y la clara definición de las normas que los rigen, permiten al empleado visualizar de una forma clara y precisa los pasos que debe dar para la ejecución de sus tareas diarias. De igual manera facilita lasupervisión. Para que esta herramienta sea útil recomendamos su permanente actualización acorde con la redefinición de metas y objetivos, así como con la adopción de nueva tecnología.
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PROCEDIMIENTOS

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Procedimiento No.1
Título del Procedimiento Departamento Objetivo : : : Compra de materiales y/o Equipos Abastecimiento Comprar Materiales y/o Equipos de Oficina con fondos de caja chicahasta RD$1,000.00 Aplicado al Departamento de Abastecimiento

Alcance

:

Área/Cargo
Abastecimiento Asistente 1-

Pasos

Recibe de las distintas dependencias del A.D.N. los formularios “Solicitud de Material Gastable y Equipo”, firmados por los Enc. de las áreas. Solicita precios a las casa suplidoras, llena el formulario “Solicitud de Caja Chica” en original y dos copias, por el valor delmaterial y entrega al Encargado de Abastecimiento para la firma. Verifica y autoriza el formulario “Solicitud de Caja Chica”, anexa el formulario de solicitud de materiales y/o Equipos de oficina y devuelve al asistente.

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Enc. de Abastecimiento

3-

3

Asistente

4-

Verifica si hay disponibilidad en caja chica. 4.1- Si no hay fondos en caja chica, retiene comprobante paracuando reciba la reposición.

5-

Realiza la compra o solicita a la casa suplidora que traiga el pedido con factura original anexa. Verifica el material, firma la factura como recibida y localiza la oficina solicitante para que retire los materiales Entrega al área solicitante contra acuse de recibo en el original al de la factura. Anexa al comprobante de Caja Chica la factura original comoconstancia de la compra, para el cuadre de la caja.

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Procedimiento No.2
Título del procedimiento : Compra de materiales y/o equipos mediante cotización Abastecimiento Comprar materiales y/o equipos desde RD $1,001.00hasta RD $20,000.00 Aplicado al Departamento de Abastecimiento

Departamento Objetivo

: :

Alcance

:

Área / cargo
Dpto. de Abastecimiento Secretaria1-

Pasos
Recibe del Departamento de Almacén y Suministro” original y tres copias del formulario “Solicitud de Material Gastable” y entrega a la Secretaria. Llena en original y tres copias el formulario “Solicitud de Cotizaciones”, en el cual detalla los materiales y/o equipos que contiene el formulario “Solicitud Material Gastable”y entrega al asistente. Verifica que las descripciones de losmateriales corresponden con los detalles de la “Solicitud de Cotización” y entrega al Encargado de Abastecimiento para firma y aprobación.

Secretaria

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Asistente

3-

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Dpto.de Abastecimiento

4-

Envía “Solicitud de Cotizaciones” a los suplidores, o gestiona por fax o e-mail y da seguimiento Recibe las cotizaciones y entrega a la Secretaria para tabular Relaciona lascotizaciones de las tres casas comerciales y devuelve expediente al Encargado de Abastecimiento.

5-

Secretaria

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Encargado de Abastecimiento

7-

Revisa, selecciona y sella conjuntamente con el Director Financiero, la cotización de la casa suplidora ganadora, bajo las condiciones especificadas en el Reglamento de Compras y Licitaciones. Entrega el expediente a la Secretaria para que...