Comprobantes comerciales

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LOS COMPROBANTES


DEFINICIÓN:

Los comprobantes son la fuente de las registraciones contables. Por cada hecho económico que se realiza en la empresa, se emite un comprobante. Es decir: toda vez que se produce un hecho que modifica el patrimonio de la empresa, se debe confeccionar un documento, que se extiende en forma escrita, en el cual se deja constancia de que se harealizado una determinada operación comercial, de acuerdo con los usos y costumbres generalizados en el comercio y con las disposiciones legales.


|Cada registración contable (asiento), está respaldada por un comprobante. |



FUNCIONES:

Los comprobantes o documentos comerciales cumplen, en la organización de la empresa,diversas funciones:

Función contable. Los comprobantes son el elemento fundamental para contabilizar las operaciones y, por ello, son la fuente de datos para la registración contable.
Toda registración está justificada por un documento que le sirve de fuente u origen.

Función de control. El comprobante es un elemento para el control posterior de las registraciones efectuadas y para lacomprobación de los asientos de contabilidad.
Permite a los auditores determinar si los registros contables están debidamente respaldados por documentos confeccionados de acuerdo con las formalidades vigentes.
Para facilitar esta tarea, los comprobantes deben archivarse por orden cronológico y en conformidad con la materia a que se refieren (ingresos, egresos, etc), por un lapso de veinte añoscontados desde el cese del giro.

Función jurídica. Las registraciones deben estar respaldadas por comprobantes y éstos a su vez, tendrán valor probatorio en juicio si cumplen con los requisitos formales.
(art. 67 y 68 del Código de Comercio)

Función impositiva. Los comprobantes sirven al comerciante para probar la veracidad de las declaraciones juradas y permiten a la fiscalización de losimpuestos.


CLASIFICACIÓN DE LOS COMPROBANTES.

Podemos clasificarlos según su autonomía respecto de las operaciones que les dan origen.
Así tenemos: documentos probatorios y títulos de crédito.


Documentos probatorios: En este caso, el documento tiene la función de ser un testimonio, una prueba de la operación ocurrida e indica también quiénes son las partes que intervienen, de qué tipoes la operación, sus condiciones, el precio de la transacción, etc.
Estos documentos probatorios son la base de la registración.

Los comprobantes son documentos formales y en su confección debe respetarse determinadas normas dispuestas por la ley o por las prácticas comerciales. Deben ser extendidos en fórmulas impresas especialmente preparadas y llevar la firma de funcionarios competentes.
Lafalta de cumplimiento de las formalidades priva de eficacia a los comprobantes.


Como en las operaciones intervienen dos o más partes, los documentos probatorios se confeccionan en más de una vía. En principio, se requiere original y duplicado (una vía para cada parte) pero, de acuerdo con la complejidad operativa de la empresa, pueden ser necesarias más vías. Es usual imprimir en lasvías su destino; por ejemplo:

“Vía 1: CLIENTE / Vía 2: CONTABILIDAD / Vía 3: DEPÓSITO, etc”


En términos generales, los elementos que componen un documento son:

* membrete de quien lo extiende (datos de la empresa que emite el comprobante)
* nombre del comprobante y número correlativo
* lugar y fecha de su expedición
* identificación de la persona a quienva dirigido (nombre y domicilio)
* número de Registro Único Tributario (RUT)
* detalle de la operación (producto, cantidades, precio unitario y final)
* constancia de estar al día con el IVA (excepto las pequeñas empresas)
* identificación de original o copia y destino de cada vía
* impuesto discriminado
* pie de imprenta

* En el caso de que el vendedor sea un contribuyente que retiene...
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