Comunicación administrativa

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La comunicación

La comunicación se puede definir como un proceso por medio del cual una persona se pone en contacto con otra a través de un mensaje, y espera que ésta última de una respuesta, sea una opinión, actitud o conducta. Es decir, la comunicación es una manera de establecer contacto con los demás por medio de ideas, hechos, pensamientos y conductas, buscando una reacción al comunicadoque se ha enviado, para cerrar así el círculo.

La intención de quien comunica es cambiar o reforzar el comportamiento de aquel que recibe la comunicación, si ésta es realizada de forma adecuada existe una retroalimentación.

Elementos de la comunicación

Los elementos de la comunicación son los siguientes:

Emisor: El emisor pueden ser una o varias personas con ideas, información y unpropósito para comunicar.

Encodificación: Poner una idea en un código.

Junto a los dos elementos mencionados anteriormente existen por lo menos cuatro factores que pueden aumentar la fidelidad de la comunicación. Las habilidades comunicativas, las cuales son ideas bien pensadas, facilidad de palabra y el empleo de palabras claras, conocimiento de la ortografía, reglas gramaticales, etc. Lasactitudes, que se pueden definir como los sentimientos de atracción o rechazo hacia otras personas, objetos, asuntos o temas o situaciones. El nivel de conocimiento, se refiere al conocimiento que tiene el individuo sobre un tema en específico el cual puede variar desde un alto grado de especialización, hasta poca o nula información sobre el tema. Y el cuarto elemento es la posición del emisor dentrodel sistema, en cuanto a sus funciones y/o prestigio que tiene ante los demás.

Mensaje: Es la forma que se le da a una idea o pensamiento que el comunicador desea trasmitir al receptor, ya sea en forma verbal o no verbal. En el mensaje influyen de manera muy directa los cuatro factores antes considerados.

Medio o Canal: Es el vehículo por el cual el mensaje viaja del emisor al receptor.Los medios de comunicación en la organización incluyen tanto los contactos personales como los diversos medios impresos, visuales, de audio y audiovisuales y otros medios electrónicos como páginas web, mails, etc. Que son o pueden ser usados por la organización. Incluso los gestos faciales y movimientos corporales son medios de trasmisión de información.

Los criterios que se pueden utilizarpara elegir algún medio o canal son los siguientes:

a) Cuando damos un mensaje formal importante, el mejor medio es la comunicación escrita, debido a que se evitan distorsiones y se puede oficializar mediante firmas y sellos.

b) Cuando el factor retroalimentación es muy relevante, el mejor medio de comunicación es la comunicación oral, ya que así obtenemos de las personas con quien seaplica la comunicación sugerencias, aclaraciones o comentarios directos, los cuales permiten identificar procesos los cuales no estén funcionando como se espera.

c) Cuando se requiere presentar a un grupo de personas un nuevo programa o proyecto con carácter más que nada informativo se utiliza por lo general el medio audiovisual, debido a que la exposición se encontrará más atractiva por elaspecto visual, y por la parte auditiva se reforzará el aspecto visual.

Receptor: Es la persona que recibe (o personas que reciben) un mensaje del emisor.

Decodificación: Significa pasar el código de la idea, esto es, que el receptor encuentre el significado e interprete el mensaje que le envió el emisor.

Retroalimentación: Esta suministra una vía para la respuesta del receptor al mensajedel emisor. Dicha respuesta permite al emisor determinar si el receptor ha recibido o no su mensaje, y si éste ha producido en dicho receptor la respuesta pretendida.

Efectividad de la comunicación

El propósito del comunicador es ejercer un determinado efecto al receptor, donde dicho efecto puede ser un cambio en comportamiento, actitud o ideas del receptor como respuesta al mensaje que el...
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