Comunicación escrita formal

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  • Publicado: 11 de diciembre de 2011
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La carta comercial: sirve como medio de comunicación entre dos empresas comerciales o bien una empresa con un particular, o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial.
La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas comerciales. Los más importantes son: de compraventa, de reclamación, de ofertas, de solicitud de información y de publicidad.A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema más rígido y un tono más objetivo, y deben ir siempre mecanografiados.

El oficio: es un documento o comunicación escrita de carácter netamente oficial, protocolario, utilizado por las autoridades o funcionarios de las diferentes dependencias públicas o privadas. Tiene la función de relacionar a los órganosadministrativos de la más alta jerarquía y por consiguiente debe ir firmado por el máximo representante legal de la Institución que lo emita. En algunos casos, puede ir firmado por los jefes: pero esto, conlleva asumir toda responsabilidad que el contenido del documento requiera, sin comprometer por ello a los de mayor jerarquía. El oficio se usa para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes otambién para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento. Estas redacciones se dan a nivel de instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos, etc.
Memorándum.
En la correspondencia el memorándum es la comunicación breve que se utiliza para recordar un asunto o dar indicaciones simples. El nombrecomún de este escrito es memorándum, pero se acepta el término memorando. En plural el término es memorándums, memoranda o memorandos. Es informal y nunca se debe utilizar para sancionar a una determinada persona.
Circular.
La circular es el escrito que se emplea para comunicar simultáneamente un mismo asunto a varias o a numerosas personas, a quienes interesa por igual.
La circular esdocumento que por igual se emplea en la tramitación de los asuntos oficiales y mercantiles. Debe por lo tanto, adecuar su estilo a las normas ya establecidas para la redacción del oficio y de la carta respectivamente, ya que de estos escritos solo difieren las circulares en ser comunicaciones colectivas.
Minuta.
La  minuta es un documento escrito de la naturaleza informa que hace las veces de acta,solo que con una redacción muy breve y escueta que servirá de base para elaborar, cuando sea indispensable, el acta forma. Consigna el desarrollo de la reunión, el nombre de los participantes y la síntesis de sus proposiciones, así como la relación de acuerdos que tomaron los asistentes y los asuntos que fueron rechazados. Contiene también la relación de asistentes, la hora y lugar de la celebracióny el objetivo de la reunión.
Acta.
El acta es el documento formal escrito, donde se protocolizan los asuntos tratados en una reunión y en el que se registran las intervenciones de sus participantes, para dejar constancia por escrito, de la forma en que fueron planteados.  En un documento en el cual se asientan los hechos sobresalientes de una reunión.  Contiene, entre otros, los datossiguientes, básicos: ciudad, hora, fecha (día, mes y año), lugar (calle, número y colonia.
Informe.
Los informes son comunicados que pueden variar desde lo más simple hasta aquel que cubra requisitos más formales, ambos tienen como propósito el ayudar a las personas a comprender el ambiente de la institución a la cual pertenecen o tienen algún vínculo, de igual manera son el material que ayuda afuncionarios para la toma de decisiones.

EJEMPLO DE LA CARTA COMERCIAL

FERRETERA DEL GOLFO S.A.
Allende 536 Tel 5 82 66 57
Veracruz, Ver.

Abril 25 de 1996
FERRETERIA NACIONAL.
HIDALGO 1340
CORDOBA VER.
Distinguidos señores:
Enviamos a ustedes por separado, las cotizaciones de los artículos solicitados en su...
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