comunicacion escrita

Elementos de una buena comunicación escrita
• Tener algo que decir.
• Tener el tema centrado. en un
principio las ideas pueden estar
difusas, sueltas y sin conexión.
Necesita un mayor tiempo de
preparación, para precisar que
es lo que queremos decir.
• Debemos recoger todos los
datos y detalles que
complementen la idea central,
pero sin desvirtuar esta.
• Se ordenarán lasideas y los datos;
hay que estructurar lo que se va a
decir. La conversación hablada
puede estar llena de saltos de un
tema a otro, pero la escrita no.
• Posteriormente deberemos hacer
una primera redacción,
ayudándonos de un esquema
simplificado de lo que queremos
decir.
• La legibilidad es el elemento por el
que un escrito puede ser leído
rápidamente, fácilmente
comprendidoy bien memorizado.
Los elementos que favorecen esa legibilidad son:
• El empleo de palabras
breves, antes que largas.
• Palabras simples, no las
rebuscadas.
• Deben evitarse las
redundancias.
• No utilizar palabras vacías,
que lo que hacen es
disminuir el interés y la
calidad del escrito.
• Se pueden emplear giros y términos
técnicos necesarios, pero siempre de
una formaclara y simple, pensando en
quien va a recibir el escrito.
• Si se piensa que quien va a recibir el
escrito no conoce el significado de algún
término, se le debe definir
discretamente en su primera aparición
en el texto.2
Guía para la redacción de informes
Estructura de un informe
En un informe se distinguen las siguientes partes, referidas por el orden en que
aparecen: portada,índice, introducción, cuerpo principal, conclusiones y anexos.
Portada
Es la primera página bajo la cubierta. debe contener:
• El título, que debe dar una indicación clara del tema con el menor
número posible de palabras.
• Una indicación de la naturaleza del informe: si es un borrador, un
informe provisional o un informe final.
• El nombre del autor o del organismo, la empresa, unidad, etc..donde
se origina el informe.
• La fecha de elaboración.
• Otros aspectos, como la dirección de la organización que ha
elaborado el informe, cualquier advertencia sobre su carácter
confidencial, el copyright, etc.
Índice
Debe aparecer tras la portada y no al final del informe, como a veces se
hace en otro tipo de documentos. En el índice se consignan los capítulos y
secciones delinforme. También se indica la página donde aparecen. El índice
es la mejor expresión de la estructura de un informe. Si los títulos de los
capítulos y las secciones están redactados cuidadosamente, el índice puede
dar al lector una buena idea del contenido y naturaleza del informe.
Introducción
Su misión es dar cuenta, en unas pocas páginas, del contenido del informe.
Por ello, deberedactarse en último lugar, una vez que ya sepamos cual es el
contenido del cuerpo principal del informe y, en su caso, de los anexos.
• La importancia de la introducción reside en el hecho de que a través de ella
el lector recibe una primera impresión no sólo del asunto y objetivos del
informe, sino también de la relevancia e interés que éste tiene. De la
introducción dependerá en muchasocasiones que el informe sea o no leído.
Por otra parte, hay personas que, por escasez de tiempo, sólo leerán la
introducción al informe. La introducción se convertirá, en consecuencia, en
el único elemento con que dichas personas contarán para valorar la totalidad
del informe.
• La extensión de la introducción debe ser proporcional a la del cuerpo
principal del informe. De cualquier forma,se estima que la introducción no
debe sobrepasar en ningún caso las seis páginas. Si en el caso de un
informe largo, de unas cien páginas o más, se estima que una introducción
de seis páginas no es suficiente para dar cuenta del contenido, lo más
conveniente es hacer, además de la introducción, una versión abreviada del
informe principal que sea un documento independiente de éste.
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