Comunicacion Telefonica

Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla”

MÓDULO TÉCNICAS DE ARCHIVO
Teoría y Práctica
República de Colombia

Plan de Formación de la Rama Judicial

República de Colombia Rama Judicial del Poder Público

Consejo Superior de la Judicatura Sala Administrativa
Presidente HERNANDO TORRES CORREDOR

JOSÉ ALFREDO ESCOBAR ARAÚJO Vicepresidente

Magistrados JORGE ANTONIO CASTILLO RUGELESFRANCISCO ESCOBAR HENRÍQUEZ JESAÉL ANTONIO GIRALDO CASTAÑO RICARDO H. MONROY CHURCH

Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla”
GLADYS VIRGINIA GUEVARA PUENTES Directora

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Módulo de aprendizaje en Técnicas de Archivo Organización de Archivos de Gestión Administrativos y Judiciales Teoría y práctica

Autor Antropólogo Carlos Ortiz Narváez

Rama Judicial del Poder Público Consejo Superiorde la Judicatura Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla” Bogotá, D.C. 2006

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Módulo de aprendizaje en Técnicas de Archivo Organización de Archivos de Gestión Administrativos y Judiciales Teoría y práctica

Antropólogo Carlos Ortiz Narváez Autor

Módulo de capacitación para el Curso de Formación Judicial Inicial para empleados de carrera de las Altas Cortes Promoción 2006-2007

Dra.Gladys Virginia Guevara Puentes Directora de la Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla”

Ilustraciones y cuadros Diseñador Gráfico Miguel Gerardo Ramírez Leal Diseñador Gráfico Miguel Ángel Castiblanco Prieto kilkadg@gmail.com 2006

Rama Judicial del Poder Público Consejo Superior de la Judicatura Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla” Bogotá, D.C. 2006
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Nota sobre derechos de autorEste documento fue elaborado por la Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla”, como apoyo a la formación del personal de las Altas Cortes de la Rama Judicial. Su reproducción por cualquier medio electrónico o mecánico debe contar con el permiso previo de la Escuela.

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Tabla de Contenido

Introducción Convenciones Objetivo General del Módulo Unidad 1. LOS ARCHIVOS. CONTEXTO HISTÓRICO, NORMATIVOY TÉCNICO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL JUDICIAL Introducción 1.1 1.1.1 1.1.2 1.2 1.3 1.3.1 1.3.2 1.3.3 1.3.4 1.4 1.4.1 1.5 1.5.1 1.5.2 1.5.3 1.5.4 1.5.5 1.6 1.7 1.8 El contexto de la problemática documental de la Rama Judicial Competencias a desarrollar Los problemas a resolver El por qué de la gestión documental y su impacto Un poco de historia sobre archivos Los archivos en el mundo. El ConsejoInternacional de Archivos Los archivos en América Latina (Asociación Latinoamericana de Archivos) Los archivos en Colombia (Archivo General de la Nación y Sistema Nacional de Archivos) Los archivos de la Rama Judicial La gestión documental y la función pública Código de ética del archivista Normalización y regulación de los archivos en Colombia La Constitución Política La Ley General de Archivos ylas políticas documentales Marco normativo de los archivos en Colombia Marco normativo de los archivos de la Rama Judicial Marco normativo de los archivos de gestión y de las Tablas de Retención Documental Organización de la función archivo en la Rama Judicial Principios básicos de organización de documentos de archivo Elementos conceptuales y metodológicos para la organización técnica

9 13 14 1515 17 17 18 21 25 26 26 27 30 33 35 38 39 40 42 44 47 49 50 52

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1.8.1 1.8.2 1.8.3 1.8.4 1.8.5 1.9 1.9.1 1.10 1.10.1 1.11 1.12

de los archivos de gestión de la Rama Judicial ¿Qué es un archivo? ¿Qué es un documento? ¿Cuáles son los fines y la importancia de los archivos? ¿Cómo se administran, accede y consultan los documentos de archivo? ¿Qué es la Gestión documental? Ciclo vital delos documentos de archivo El Archivo Total: Ciclo de vida de los documentos de Archivo Ejemplos, ejercicios y casos prácticos Constitución de Archivos de Gestión Síntesis de la unidad Autoevaluación de la Unidad Unidad 2. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN: TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Introducción

53 54 56 58 60 62 62 67 67 69 72 73 73 74 74 76 78 79 81 81 85 87 92 93 98 99 99 100 102...