Comunicación Empresarial: Las Cartas

LA COMUNICACIÓN ESCRITA EN LA EMPRESA

Tomado de: Comunicación empresarial: una mirada corporativa

Los mensajes de la organización son condicionados por algunos aspectos básicos. En primera instancia, se encuentra la filosofía misma de la organización: sus postulados o creencias y valores. En segundo término, se hallan las políticas de comunicación, de las cuales, de modo operativo yfuncional, se desprende un plan de comunicaciones que determina el camino táctico y estratégico que deben seguir las acciones e interacciones comunicativas de la entidad. En tercer lugar, se encuentra un bloque que podría denominarse como la guía de identidad y mensajes de la organización, en el cual se hallan el manual de identidad y el manual de estilo (periodismo corporativo), que a su vez suelecomprender la caracterización escritural de los mensajes de la organización.
La comunicación de mensajes en la empresa corre sobre signos y símbolos, y estos a su vez pertenecen al mundo de la semiología, dedicada a estudiar las grandes unidades significantes del discurso; por lo cual, está permitido plantear, a priori, que estudiar la comunicación de mensajes sería finalmente un estudio de losdiscursos.
En segunda instancia, es posible plantear que estos discursos, en el caso de las organizaciones, son expresados a través de medios como la prensa, los carteles, las entrevistas, las conversaciones, los textos, etc.
Para la organización, la comunicación de mensajes tiene una intencionalidad clara: debe asegurar la entrega e intercambio de información y sustentar procesos comunicativos deacuerdo con las necesidades y objetivos de la misma, así como con el contexto en el cual se encuentra inscrita y con las condiciones que éste le plantea.
La información de la organización debe ubicarse en un espacio de encuentro entre los públicos perceptores y la entidad como fuente o emisora. Pero es preciso que los mensajes emanados de la institución se encuentren en consonancia con su propiomodo de ver el mundo e interactuar en él. Por eso es recomendable proponer una serie de elementos (en los textos escritos, en este caso) que reflejen la cultura organizacional y que estén en consonancia con la identidad corporativa de la empresa.

LA CARTA
Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre lasempresas y sus empleados.
La carta se utiliza para informar, solicitar, agradecer, invitar, entre muchos otros asuntos.

CLASES DE CARTAS

CARTAS PERSONALES
Es una comunicación a distancia entre dos personas, las cuales están unidas por algún vínculo fraternal (amistad, familiaridad). La estructura de estas cartas es flexible y su estilo puede ser muy espontáneo, como de conversación entredos interlocutores.

CARTAS COMERCIALES Y/O ADMINISTRATIVAS
Es una comunicación de uso frecuente en las empresas, muy eficaz al momento de transmitir mensajes en el ámbito institucional o extrainstitucional. La estructura de estas cartas, por el solo hecho de ser comerciales o administrativas, es más rígida y su estilo debe ser muy protocolario. Debido a este formalismo, la comunicación eseficiente y completa. Además, se trata de un medio rápido, económico y directo para dar a conocer un asunto importante de la empresa, formalizar un servicio o como herramienta de relaciones públicas.
Estas cartas se utilizan en los siguientes casos:
* Solicitud
* Remisión o envío
* Reclamación
* Relaciones públicas: éstas son cartas comerciales de carácter social (felicitación,pésame, agradecimiento, invitación, etc.)
* Nombramientos
* Traslados
* Destituciones
* Renuncias
* Ascensos
* Solicitudes laborales (licencias, permisos, vacaciones, comisiones, entre otras)
* Órdenes de trabajo
* Llamados de atención
* Información de sanciones

ALGUNAS CLAVES PARA SU ELABORACIÓN
* Una carta personal se puede escribir a mano. Una carta...