Concepto de la administracion documental

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Concepto de la administración documental

Concepto:

La Administración Documental enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o grupos documentales con el fin defacilitar su utilización y conservación. Es decir, es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos, desde su origen hasta el destino final con el objeto deacelerar su búsquela, facilitación y conservación.

Al decir documento, nos referimos a toda hoja, serie de hojas o expedientes, donde se guarda la información de un acto o hecho realizado por personas,que pueden ser públicas o privadas.

Objetivos:

Partiendo de ese concepto paso a definir los objetivos de la administración Documental.

El objetivo principal de la gestión documental esfacilitar la búsqueda de un documento y su conservación reduciendo costos y espacio.

Los otros objetivos son:

1- Conservar la memoria corporativa.
De esta manera, las empresas puedenseguir un proceso productivo seguro, sin apartarse de los objetivos establecidos desde el principio de la organización.
2- Contribuir a la toma de decisiones.
Los documentos almacenados seconvierten en un material de consulta para decisiones futuras.
3- Incrementar la eficiencia organizacional
La información debidamente almacenada ofrece una ganancia en tiempo de búsqueda que setraduce en una optimización del proceso de trabajo.
4- Apoyar a las investigaciones y procesos legales.
Los elementos almacenados y ordenados según diferentes aspectos (fecha de creación,fecha de almacenamiento, autor, tipo de documento, etc.) son herramientas básicas para el desarrollo de cualquier tipo de investigación.

Funciones:

La función principal de la Gestión Documentales dar soluciones prácticas y tecnológicas que garanticen la fiabilidad e integridad, y un acceso seguro a la información. Esta se cumple de la siguiente manera:

1- Preparación de registros e...
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