Confiabilidad de inventario

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I. PROPÓSITO:

Este proceso es una guía para el correcto cálculo y actualización del indicador de Confiabilidad de Inventarios.

II. ALCANCE:

El proceso descrito abarca desde la entrega del reporte conteos cíclicos por el Jefe de Almacén y la identificación de causas de diferencias de inventario, hasta la generación de los gráficos del indicador.

III. RESPONSABILIDADES:Jefe de Almacén: Revisar y validar el Indicador de Confiabilidad de Inventario.
Analista de Logística: Recibir el reporte de conteos cíclicos de productos terminados e insumos, consolidar información con causas de diferencias de inventario y obtener el valor del indicador; además validar, recopilar los indicadores, publicarlos y asegurar el correcto y oportuno análisis de los mismos.IV. DEFINICIONES:

Inventario: Conjunto de artículos que tiene la empresa para comercializar con ellos, permitiendo la compra y venta o la fabricación primero antes de venderlos, en un período económico determinado.
Confiabilidad de inventario: Grado en que la información del inventario corresponde con los artículos en el almacén.


V. DOCUMENTOS APLICABLES Y/O ANEXOS

MatrizCausa-Efecto-Solución: Herramienta utilizada para mejorar el desempeño del indicador en un determinado período.
Matriz Costo Consumo: Listado de artículos clasificados mediante dos criterios ABC, uno por costo del artículo, y otro por consumo (en unidades) de los artículos.


VI. DESCRIPCIÓN DE LOS RECURSOS:

Sistema de Indicadores: Herramienta para consolidar y analizar la informaciónde la operación del área Logística.

VII. INDICADORES:

Indicador de Confiabilidad de Inventarios








VIII. MATRIZ DE RIESGOS / CARTILLA DE DESVIACIONES:

No aplica.


IX. SEGURIDAD:
No aplica.

X. PROCEDIMIENTO:

1. Obtención del reporte de conteo cíclico

El reporte de conteo cíclico se obtiene semanalmente y aplica para todos losartículos (insumos, empaque y producto terminado). Para obtener el reporte el Jefe de Almacén diariamente entrega a los Encargados de Almacén el formato de conteo cíclico, en el cual se escogen aleatoriamente 5 productos para producto terminado y 5 para insumos (3A, 1 B y 1 C), para los conteos cíclicos. Consolidada la información de los conteos en la semana el Jefe de Almacén analiza lasdiferencias existentes y reporta las causas que sustenten dichas diferencias. Una vez con las causas reportadas el Jefe de Almacén envía al Analista de Logística el formato de conteo cíclico tanto de insumos y producto terminado. La gráfica siguiente presenta el formato de inventario enviado por el Jefe de Almacén:
Causas reportadas
Físico total

Kardex total2. Consolidar información (obtener acumulado)

Se consolida la información enviada y se obtiene un acumulado semanal, en la cual se trabaja por separado producto terminado y materia prima. Para ambos casos se crea un cuadro en el que se detallan columnas como tipo de artículo (insumo o materia prima),código del artículo, descripción del artículo, cantidad del kardex, cantidad del conteo físico, diferencia, tolerancia, causa, confiabilidad y se valorizan las diferencias existentes. La tolerancia nos indica el % de confiabilidad de conteo del artículo, se considera un artículo bastante confiable si la tolerancia es mayor o igual al 98%. Se crea una columna llamada “confiabilidad” en la cualsi la tolerancia es mayor o igual a 98% se asigna un valor de 1 (cumplimiento), caso contrario un valor de 0.

Posteriormente se obtiene un porcentaje de confiabilidad, sumando los cumplimientos y dividiendo entre el total de artículos contados

Confiabilidad
Tolerancia(2%)=min(kardex,físico)/max(kardex,físico)
La gráfica siguiente muestra el proceso descrito.
Valor (USD)...
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