consejos para hacer un informe

PARTE D: Escribir mejores informes:
Los informes que se archivan sin leerse, o se tiran a la papelera, o se utilizan para envolver el bocadillo son inútiles. Un buen informe es un informe que se lee. Así surge la cuestión «¿cómo podemos estimular la lectura de nuestro informe?».
Aprender a escribir mejores informes puede ser divertido. La redacción de informes no tiene por que ser una tareaaburrida, fatigosa o incómoda que teme encarar cada vez que hace falta que escriba uno. Cuando haya adquirido algunos conocimientos y trucos, la redacción de informes será un reto.
Puede convertir la redacción de informes en un elemento esencial de la profesionalidad de su trabajo, y en una herramienta para supervisar lo que está haciendo. No hay magia ni misterio en esto, y este documento leenseñará algunos de estos conocimientos y trucos que puede aprender y usar fácilmente. Escriba informes para que puedan leerse, no sólo archivarse. Para hacerlo, debe escribirlos de forma que sean fáciles de entender, e inviten al lector a leerlos hasta el final. Debe saber quién es su lector (su audiencia de «destino»), por qué el lector querrá leer su informe, y lo que necesita y quiere saber por él.Hay muchas formas de averiguar lo que sus lectores quieren saber (y por lo tanto, sobre lo que quieren leer en su informe), y probablemente sabe ya más del 80%. Cuando finalice su primer borrados, hágale un examen. Por cada frase que haya escrito pregúntese «¿les interesará esto a mis lectores?».
Nadie debería intentar escribir un informe de progreso comunitario por sí mismo. El mediador debehacer de ello una actividad de grupo de los representantes de la comunidad, en nombre de toda ella, para que sean sus miembros quien lo aprueben en primer lugar. Estimule a los miembros a pedir ayuda a amigos y colegas, programador, gerente, personal y cualquiera que pueda ayudarle tanto en conceptos como en estilo. Piense en la preparación del informe como una forma escrita de «diálogo» en el quecada borrador sucesivo es una continuación del proceso.
¿Qué es un buen informe?
Un buen informe es el que se lee y provoca que se emprendan acciones (no sólo se archiva e ignora). ¿Cómo puede aumentar las probabilidades de que su informe se lea? Seguidamente le damos una serie de consejos para hacer mejores informes. Un informe efectivo es el que se lee, y ésto estimula alguna acción comoresultado de su lectura.
Muy importante, sus informes deben ser «concisos». Ser conciso significa que deben ser tanto breves como completos. Los informes breves tienen más probabilidades de ser leídos que los largos. Pero los informes que omiten información importantes son decepcionantes. Una forma práctica de acortar sus informes es prescindir de frases innecesarias (como «durante el periodo delinforme...») y de las repeticiones de cosas que se han comentado ya en otra parte del informe.
Un informe es más fácil de leer cuando está escrito en un lenguaje simple y directo, con gramática correcta y palabras conocidas. No intente impresionar a nadie con lenguaje florido, vocabulario enigmático o frases largas y enrevesadas. Utilice frases cortas y simples, y use subtítulos para separar secciones(como en este documento). Haga párrafos cortos. Evite la voz pasiva (passive voice, en inglés). Recuerde que muchos de los que leerán su informe tienen el español como segunda lengua. Tenga siempre presente el famoso principio «KISS» («Keep It Simple, Sweetheart», que significa «hazlo sencillo, cariño») cuando escriba cualquier informe.
Un informe debe ser fácil de leer:
Una vez más, entalleres con cooperantes, pedí a los participantes que me dijeran qué aumentaba las probabilidades de que un informe se leyera. Usted es un gerente y le ha llegado un informe. ¿Va a tirarlo? ¿Va a archivarlo sin haberlo leído? ¿Le va a echar un vistazo en lugar de leerlo con cuidado?
¿Tiene intención de leerlo cuidadosamente y pensar en lo que dice lo suficiente como para tomar algunas decisiones?...