conta gerencial

LA IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y
CONTROL EN LA EMPRESA
Jack Fleitman
En esta era ya no funcionan las formas antiguas de hacer negocios. Los procesos
de administración, producción y distribución de artículos, así como los servicios, se
han vuelto más dinámicos y complicados.
Hoy día, la industria de la información, como muy pocas en el mundo, es uno de
los mercados másatractivos.
Estamos viviendo una época en la que lo importante es la comprensión y el
intercambio de la información, sin importar la forma en que ésta se presente; a
veces tampoco es importante el volumen o el tamaño de la misma.
Es indispensable emparejar la tecnología de la información con el modo de hacer
negocios, dado que sin datos precisos las empresas corren el riesgo de no tomar
lasdecisiones correctas.
Las empresas deben tener modernos sistemas de información, administración y
operación para que prosperen y sobrevivan en los mercados internacionales.
Asimismo, los directivos y los mandos medios de las empresas muchas veces
necesitan disponer de información instantánea, pues deben tomar decisiones que
no pueden esperar y, por ello, requieren de sistemas fáciles y efectivosque
proporcionen diferentes tipos de datos con el mayor detalle y de la mejor manera
posible.
La finalidad de un buen sistema de información es proporcionar, a los ejecutivos
encargados de la toma de decisiones, información que les sirva para confirmar la
validez de las estrategias que se están siguiendo.
Los sistemas deben proporcionar información clave para la toma de
decisiones; estainformación debe ser sencilla, clara, expedita, veraz, precisa,
consistente y fácil de analizar e interpretar.
Es necesario precisar en qué consiste la información clave, cómo puede
obtenerse, quiénes son los responsables de elaborarla, en qué formato y con qué
frecuencia se va a presentar, quiénes tendrán acceso a ella y con qué detalle y
confidencialidad podrá ser consultada.
Es conveniente quela información que generan el sistema de contabilidad y la
dirección administrativa se automatice desde que comienzan las operaciones de
una empresa. Cuando ésta crece y no se automatiza la información, a veces se
vuelve muy complicado pasar de un sistema manual a uno computarizado.

Hay que planear el crecimiento del sistema y la compra del equipo que se va a
necesitar para que todos losequipos que se adquieran sean compatibles.
Cuando un sistema de información y de control no es diseñado profesionalmente y
por gente que ya conoce la empresa, puede resultar poco práctico y no responder
a las necesidades para las que fue adquirido.
En la actualidad, existen programas computacionales con los que se puede
manejar la información administrativa, la operacional y la financiera.Ahora bien, la
selección de los programas o la creación de uno específico para la empresa, está
determinado por el giro y las necesidades de la misma.
Un sistema de información y control tanto administrativo como operacional
bien diseñado, debe contemplar como mínimo lo siguiente:
Ser fácil de utilizarse.
Estar estructurado lógicamente.
Tener procedimientos y una estructura de reportes.Proporcionar información completa sobre las diferentes áreas y productos de la
empresa.
Tener un mecanismo de retroalimentación que permita conocer los avances en
los programas de todas las áreas.
Asegurar que las políticas y reglas establecidas sean cumplidas.
La información debe ajustarse a las necesidades de cada empresa. Algunos
ejemplos de información general que puede proporcionar un buensistema de
información son:
Información diaria
Diferencias en conciliaciones bancarias.
Estadísticas y comparativos de las diferentes áreas según el giro.
Pagos realizados en efectivo y cheques.
Saldos en caja, chequeras e inversiones.
Ventas en efectivo y crédito.
Información semanal
Avances en programas y proyectos de cada área.
Conciliaciones de caja chica.
Cuentas por cobrar y...