Contabilidad De Costos

1. PROCESO DE ADQUISICIÓN.

Es la fase en la que la entidad pública convoca a los proveedores para que hagan llegar a la entidad sus propuestas, implementando los procesos de selección que correspondan, seleccionando a la oferta y otorgando la buena propuesta.
Se complementa con la elaboración de la Orden de Compra o de Servicio o la firma del contrato según sea el caso. El proceso deadquisición concluye con la recepción de los bienes o servicios y el pago respectivo.

MODALIDAD: ADQUISICIÓN o CONTRATACIÓN.

1. Elaboración de presupuesto:

El gasto en Materiales y Servicios Generales se realiza porque en su plan estratégico las áreas operativas que requerían cierta cantidad de estos bienes y servicios para producir los servicios requeridos por la comunidad.

2. Análisis delineamientos operativos :

Un Presupuesto de Egresos bien elaborado permite al área de adquisiciones planear qué productos y servicios tendrá que adquirir en el periodo. Adicionalmente debe analizar los reglamentos procedimentales que indican cómo realizar el proceso de compra en su administración.

3. Compras centralizadas:

Es recomendable que la administración pública tenga una solafunción (jefatura o dirección) centralizada, encargada de realizar las compras.
La centralización permite desarrollar un equipo de especialistas en adquisiciones, y lograr economías de escala al realizar negociaciones por volumen con los proveedores.

4. Concurso:

El área de adquisiciones puede determinar que ciertos bienes y servicios se requerirán en cantidad y frecuencia suficiente comopara justificar el someterlos a concurso. Esto significa que el área de adquisiciones publicará (en Internet, gaceta oficial u otro medio) las bases del concurso que consisten en: notificar que necesita una cantidad determinada o periódica de tal producto con ciertas características de calidad, garantías, tiempos de entrega e incluso específica el precio que está dispuesto a pagar (para adecuarse alpresupuesto).


MODALIDAD: COMPRA


5. Requisiciones de material:

Cuando una función operativa requiere un material o servicio, debe haber una persona encargada de llenar un formato de Requisición de bienes o servicios la cual debe contener:
• Nombre del bien o servicio
• Descripción
• Especificaciones (medidas, peso, calidad) unitarias
• Cantidad
Para que la requisiciónpueda ser enviada a la función de abastecimiento debe ir autorizada por el encargado del área. Dependiendo del costo del bien o servicio habrá diferentes niveles de autorización.

6. Recepción de requisición por el área de adquisiciones:

Al recibir una requisición el área de adquisiciones tiene que revisar 3 cosas de inmediato:
• Verificar que la función o departamento solicitante tengapresupuesto para el gasto.
• Si hay presupuesto, revisar si tiene el material requerido en sus almacenes.
• Si no tiene existencia del material requerido, o se trata de un servicio, verificar que haya un proveedor autorizado para el bien o servicio en cuestión.
Es importante aclarar que no es recomendable que adquisiciones tenga almacén (es) con material.

7. Orden de compra:

Una vezque se realizaron las verificaciones propuestas en el inciso anterior, el área de adquisiciones debe colocar una Orden de Compra con el proveedor que tenga la mejor combinación de disponibilidad, precio, calidad, tiempo de entrega y términos de pago o crédito para el material o servicio requerido.
El área de adquisiciones envía una orden de compra al área de egresos. Es en esta actividad dondeel área de adquisiciones realmente agrega valor a la administración pública al proveerla de los insumos que requiere para producir sus servicios al menor precio, con la calidad requerida y buscando que los plazos de sus cuentas por pagar sean lo más largos posibles para disminuir el capital de trabajo invertido en la producción de servicios públicos.


8. Entrega/recepción de materiales o...