Contabilidad y finanzas

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INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA
DE ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL
REGIÓN CAPITAL

EVALUACIÓN DEL PROCESO DE COMPRAS DE LA UNIDAD DE GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE LA EMPRESA
SOLUCIONES INTEGRALES 3087, C. A
DURANTE EL 1° TRIMESTRE AÑO 2007

AUTORAS:

Acosta, Zuleima C.I 16.556.485
Viera, Claudia C.I 81.867.662TUTORA:
Lic. Nélida Aponte

Caracas, febrero 2009

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema

Actualmente, la necesidad de manejar toda clase de sistemas y procesos lleva a un objetivo claro de lo que se quiere alcanzar dentro de una organización. Las ventajas competitivas derivan en la actualidad del conocimiento administrativo que se llevan dentro de las organizaciones. Laaparición y consolidación de las organizaciones, y su creciente tamaño y complejidad, van aparejadas con el desarrollo económico, es por esto que organización y administración son términos interrelacionados pero conceptual y prácticamente denotan objetos diferentes.

La administración de una empresa requiere el constante ejercicio de ciertas actividades consecutivas, estas se denominan:planeación, dirección, ejecución y control, como herramientas elementales que son utilizadas para la optimización de procesos y así tener las medidas correctivas que correspondan a la toma de decisiones que generalmente son llevadas por los gerentes.

Un procedimiento es la descripción de las operaciones, presentadas por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones quese realizan, explicando en qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué y en cuánto tiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo.

Dentro de la organización existen manuales de procedimientos que establecen la secuencia de los pasos que han de seguir las operaciones de la organización.
Para una empresa este tipo de documento contiene la descripción de actividades que debenseguirse para la realización de las funciones de cualquiera unidad administrativa.

La empresa Soluciones Integrales 3087, C.A, se relación con las empresas que conforman el grupo TX, el cual, está comprendido por las siguientes empresas: Corporación TX de Venezuela, C.A, Quántica Special Vacatións Club, C.A, Intr3s de Venezuela, C.A, entre otras. Esta correspondencia, tiene como misión proveerproductos y servicios a las organizaciones del grupo.

Soluciones Integrales 3087, C.A administra las empresas antes mencionadas, su capital humano, financiero y tecnológico para el cumplimiento de sus funciones y actividades, esta organización cuenta con cinco (5) coordinaciones, una de estas coordinaciones, es la de Gestión de Bienes y Servicios.

El Objetivo principal de estacoordinación es:

Normar la forma de efectuar las compras de bienes y/o servicios, su razón, aprobación y documentación.

Según el Manual de Procedimientos de la organización, 2006 (pág.1)

Las compras representan un factor clave en el éxito de cualquier institución que quiere alcanzar la excelencia. Contar con un proceso de compras óptimo, aumenta la probabilidad de alcanzar susobjetivos; siendo más eficiente el proceso de compras de la empresa.

Para el año 2007, en la Unidad de Gestión de Bienes y Servicios, llamada para ese momento Compras, no se llevaba un seguimiento del dinero que se gastaba en las diferentes partidas presupuestarias, al momento de realizar las ordenes de compra no se contaba con los recursos necesarios para hacer la compra, ocasionando unretraso en los demás procesos administrativos.

Es para el mes de diciembre del 2008, que la gerencia toma la iniciativa de llevar un registro de las ordenes de compra que contenga: quien esta realizando la cancelación de la orden, las partidas presupuestarias, los saldos restantes de las partidas, la acción por la cual se esta haciendo la cancelación el centro de costo y el nombre del...
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