Contabilidad

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UNIVERSIDAD RICARDO PALMA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y EMPRESARIALES

ESCUELA ACADEMICO PROFESIONAL DE CONTABILIDAD Y FINANZAS

AUDITORIA FINANCIERA AVANZADA

TEMA : Desembolsos de caja chica.

PROFESOR : Jorge Vásquez Sironvalle.

NOMBRE : Silva Luciano, Patricia.

2009 - II

DESEMBOLSOS DE CAJA CHICA

LA CAJA CHICA

La caja chica es un fondo que la empresa empleapara los gastos menores de la empresa que no se debita cada vez que entra dinero a la caja chica.

El fondo fijo de caja chica se crea al estimar, en primer término, el monto de efectivo necesario para pagos que se efectuarán con el fondo durante un periodo, como una semana o mes. Después de las aprobaciones necesarias se gira y cobra un cheque por dicho importe.

El efectivo correspondiente seentrega a un empleado, el custodio de la caja chica, autorizado para desembolsarlo. Con fines de control, la compañía suele imponer restricciones al importe máximo y los tipos de pagos que pueden efectuarse con el dinero del fondo.

El fondo de caja chica suele ponerse en forma periódica cuando se agota o llega a un importe mínimo. En el momento de reponerlo, se realiza el cargo a las cuentascorrespondientes, para lo cual se suman los recibos de caja chica. Luego, se gira un cheque por dicho importe, pagadero al custodio de la caja chica

REGLAS DE CONTROL INTERNO PARA LA CAJA CHICA

• Deberá establecerse un límite máximo para los pagos a realizarse por caja chica. Los que excedan dicho límite, se deberán pagar con cheques.
• Esta cuenta sólo se moverá cuando se decidaaumentar o disminuir el fondo, o para su eliminación.
• Debe haber una sola persona responsable de la caja chica.
• La persona responsable de la caja chica, no debe tener acceso a la Contabilidad, ni a los Cobros, ni a la Caja Principal.
• La reposición del fondo se hará mediante cheque a favor de la persona responsable del mismo.
• El fondo se cargará a cada una de las cuentas degastos o de costos, según se especifique en los comprobantes pagados por la Caja Chica.
• Los comprobantes impresos, numerados correlativamente, deberán estar aprobados previamente por otra persona autorizada y especificaran en cifras y letras, el monto pagado.

El monto del fondo fijo de la caja chica depende del tamaño de la empresa.

Un sistema de caja chica de fondo fijo significaque en la caja chica siempre debe sumar el monto correspondiente, ya sea en dinero o en dinero y facturas.

Existen algunos desembolsos que no requieren comprobante, un ejemplo de esto es los pasajes que se pagan en el bus, por tanto se debe de tener un formulario llamado “vale o recibo de caja chica que indique el monto, fecha, concepto, autorización y recibido conforme.

A veces sucede que unempleado necesita dinero por adelantado para comprar algún implemento o repuesto pequeño para la compañía, por lo tanto debe de existir otro formulario llamado “vale provisional de caja chica”, que indique la fecha, monto, autorización y recibido conforme. Este vale provisional debe tener una fecha límite para su liquidación. (Pueden ser 24 horas).

Se debe establecer, como política de lacompañía, que una vez que se haya gastado cierto porcentaje del fondo se solicite un reintegro de caja chica, o sea se tomen todas las facturas y los vales de caja chica y se solicite un cheque por ese monto, dejándose algún dinero mientras le llega el cheque de reintegro.

Nótese que los vales provisionales de caja chica no está sujeto a reintegro, pues aún no se ha realizado el gasto, ni se sabecuánto va a ser.

Los documentos reintegrados ya no forman parte de la caja chica y quedan en el departamento de contabilidad para su registro.

Es importante que notemos que debe existir una política de caja chica que determine el monto máximo por cada desembolso individual, pues de no hacerlo el fondo podría gastarse muy rápidamente con uno o dos desembolsos.

Para mantenet un adecuado...
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