Control De Documentos
Páginas: 8 (1870 palabras)
Publicado: 1 de julio de 2012
1. OBJETIVO
Controlar de manera eficaz los documentos internos y externos del sistema de gestión de calidad de la organización
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica sobre todos los documentos y registros que forman parte del S.G.C.
3. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES
El gerente como autoridad principal hace cumplir y modificar este procedimiento y todos los miembros de laorganización deben seguir esta metodología.
4. DEFINICIONES
Documento: Información y su medio de soporte. El medio de soporte puede ser papel o medio magnético.
Documento externo: Aquel que no ha aprobado ni creado la organización pero que es necesario para el desempeño del sistema de gestión.
Documento obsoleto: Es un documento que ha perdido su vigencia en fecha o contenido.
Formato:Documento empleado para diligenciar la información necesaria para suministrar evidencia objetiva de las actividades efectuadas o de los resultados alcanzados.
Instructivo: Documento que describe en forma detallada y secuencial una actividad específica. Establece el cómo se hacen las cosas.
Manual: Documento que describe lo más importante de una materia. Para el S.G SySO es el documento queespecifica y describe el sistema.
Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Diagrama de flujo: Representación gráfica donde se describen todos los recorridos que debe realizar una persona para desempeñar su trabajo.5. CONDICIONES GENERALES
* Los responsables de procesos son responsables por el manejo de los documentos.
* Las modificaciones, creación o anulación de un documento tiene que ser informado al coordinador de calidad.
* Los jefes de procesos y sus colaboradores deben estar atentos a las indicaciones presentadas en el presente documento.
* Los documentos se deben protegercontra las diferentes condiciones ambientales.
* Bajo ningún motivo los documentos se deben sacar de las instalaciones sin previa autorización del coordinador de calidad
* No se deben llevar los registros a lápiz, deberán ser diligenciados con tinta negra.
* Los documentos “Mapa de procesos, Objetivos de calidad, Política de calidad” no se identificarán con código, se controlaránpor versión y fecha.
6. DESARROLLO
6.1 ELABORACION DE DOCUMENTOS
6.1.1 Numerales
A continuación se describe todo aquello que debe incluirse en un documento
6.1.1.1 Encabezado
a. LOGO | b. NOMBRE | c. Código | |
| | d. Versión | |
| | e. Fecha | |
| | f. Página | |
El encabezado debe ir en todas las páginas del documento.
Logo:
b. Nombre deldocumento.
Ya sea el Manual de Calidad, Mapa de procesos, Caracterizaciones, Procedimientos, Manuales, Instructivos, Formatos, Fichas Técnicas, Protocolos.
c. Código
Se Conforma de la siguiente manera:
Carácter 1 y 2: Designa tipo de documento
P | Procedimientos |
I | Instructivos |
M | Manual |
F | Formato |
Ft | Fichas Técnicas |
Pt | Protocolos |
Caracteres 3 y 4:Designa el proceso al que pertenece el documento de acuerdo con el mapa de procesos:
| |
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| |
Caracteres 5 y 6: Designa el número consecutivo del documento. Este siempre debe comenzar con el 01 y la codificación va por proceso.
Entre los diferentes tipos de caracteres va un guión que los separa.
Ejemplo:
ProcedimientosControl de Documentos: XX-XX-XX
d. Versión: sirve para identificar el estado de revisión actual del documento, se empezará siempre con la versión 01, en orden ascendente.
e. Fecha: es la fecha en la que se realiza la emisión original o modificada del documento, escrita con el formato dd-mm-aaaa.
f. Página: La página identifica el número de las mismas que hay en un documento, guardando la...
Controlar de manera eficaz los documentos internos y externos del sistema de gestión de calidad de la organización
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica sobre todos los documentos y registros que forman parte del S.G.C.
3. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES
El gerente como autoridad principal hace cumplir y modificar este procedimiento y todos los miembros de laorganización deben seguir esta metodología.
4. DEFINICIONES
Documento: Información y su medio de soporte. El medio de soporte puede ser papel o medio magnético.
Documento externo: Aquel que no ha aprobado ni creado la organización pero que es necesario para el desempeño del sistema de gestión.
Documento obsoleto: Es un documento que ha perdido su vigencia en fecha o contenido.
Formato:Documento empleado para diligenciar la información necesaria para suministrar evidencia objetiva de las actividades efectuadas o de los resultados alcanzados.
Instructivo: Documento que describe en forma detallada y secuencial una actividad específica. Establece el cómo se hacen las cosas.
Manual: Documento que describe lo más importante de una materia. Para el S.G SySO es el documento queespecifica y describe el sistema.
Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Diagrama de flujo: Representación gráfica donde se describen todos los recorridos que debe realizar una persona para desempeñar su trabajo.5. CONDICIONES GENERALES
* Los responsables de procesos son responsables por el manejo de los documentos.
* Las modificaciones, creación o anulación de un documento tiene que ser informado al coordinador de calidad.
* Los jefes de procesos y sus colaboradores deben estar atentos a las indicaciones presentadas en el presente documento.
* Los documentos se deben protegercontra las diferentes condiciones ambientales.
* Bajo ningún motivo los documentos se deben sacar de las instalaciones sin previa autorización del coordinador de calidad
* No se deben llevar los registros a lápiz, deberán ser diligenciados con tinta negra.
* Los documentos “Mapa de procesos, Objetivos de calidad, Política de calidad” no se identificarán con código, se controlaránpor versión y fecha.
6. DESARROLLO
6.1 ELABORACION DE DOCUMENTOS
6.1.1 Numerales
A continuación se describe todo aquello que debe incluirse en un documento
6.1.1.1 Encabezado
a. LOGO | b. NOMBRE | c. Código | |
| | d. Versión | |
| | e. Fecha | |
| | f. Página | |
El encabezado debe ir en todas las páginas del documento.
Logo:
b. Nombre deldocumento.
Ya sea el Manual de Calidad, Mapa de procesos, Caracterizaciones, Procedimientos, Manuales, Instructivos, Formatos, Fichas Técnicas, Protocolos.
c. Código
Se Conforma de la siguiente manera:
Carácter 1 y 2: Designa tipo de documento
P | Procedimientos |
I | Instructivos |
M | Manual |
F | Formato |
Ft | Fichas Técnicas |
Pt | Protocolos |
Caracteres 3 y 4:Designa el proceso al que pertenece el documento de acuerdo con el mapa de procesos:
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Caracteres 5 y 6: Designa el número consecutivo del documento. Este siempre debe comenzar con el 01 y la codificación va por proceso.
Entre los diferentes tipos de caracteres va un guión que los separa.
Ejemplo:
ProcedimientosControl de Documentos: XX-XX-XX
d. Versión: sirve para identificar el estado de revisión actual del documento, se empezará siempre con la versión 01, en orden ascendente.
e. Fecha: es la fecha en la que se realiza la emisión original o modificada del documento, escrita con el formato dd-mm-aaaa.
f. Página: La página identifica el número de las mismas que hay en un documento, guardando la...
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