Control de inventarios

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¿POR QUÉ CONTROLAR NUESTROS INVENTARIOS?

Por: M.D.I. María del Carmen Cabrera Cisneros

Hoy en día, una tienda de regalos debe valerse de todas las herramientas posibles para ser productiva.

Muchas veces concentramos todos nuestros esfuerzos en vender, sin embargo, las demás funciones son imprescindibles para lograr el éxito del negocio.

Una de estas funciones es el control deinventarios.

Los inventarios de una tienda son los bienes tangibles que tenemos tanto en piso como en bodega con el propósito de venderlos.

Lo primero que debemos analizar es la forma en que adquirimos dichos activos, si los compramos o nos los dejan “en consignación”.

Los activos que compramos son nuestros desde el primer momento en que llegan a nuestra tienda o almacén.
Los activos que nos dan“a consignación” no son nuestros, pertenecen al proveedor y deberemos presentarle reportes de venta periódicos.
La consignación genera, por un lado, un costo administrativo debido a los reportes y “cortes” que deben hacerse periódicamente y por otro, un gasto mayor ya que el proveedor nos estará cobrando el costo de su dinero en el periodo que pasa entre que nos entrega la mercancía y se lapagamos.
Si bien esto último no tiene por qué informárnoslo, es un hecho que el precio que nos está dando ya lo incluye.

Los productos que adquirimos, ya sea de contado o a crédito, forman parte de nuestro inventario.

Hay varios motivos por los cuales debemos tener un control de inventarios continuo.
Algunos de estos motivos son:

I. Valor contable
Los inventarios se reflejan en lacontabilidad al valor de su costo y son parte de los activos de la empresa. Es por esto que tenemos que cuidarlos, tanto como si fueran dinero en efectivo

II. Descubrir faltantes
Solemos pensar que con llevar un control de entradas y salidas puede ser suficiente pero no es así. El inventario en el piso de ventas puede dañarse, extraviarse o ser robado.
La mejor forma de darnos cuentade si hay faltantes o no es revisando nuestros inventarios por lo menos una vez al mes o incluso cada 15 días.
Esto es a lo que llamamos “hacer el inventario”.
Cuando se trata de un negocio pequeño, es recomendable que seamos nosotros mismos los que hagamos dicho inventario con ayuda de los empleados. De no ser posible, el responsable deberá ser alguien de toda nuestra confianza y losempleados de la tienda solamente un apoyo.

III. Mantener orden y estructura en nuestra tienda
Como dice el refrán: “A río revuelto, ganancia de pescadores”. Cuando perdemos el control de nuestra tienda, los empleados pueden abusar de nuestra confianza.
Si bien hay empleados extraordinarios, responsables y solidarios, también existen aquellos que, a la primera oportunidad, abusan de laconfianza que les hemos otorgado.
Si un empleado ve que nuestra tienda es un “caos” en el cual ni siquiera el dueño sabe lo que hay o no hay, sabrá que tiene muchas posibilidades de robar sin ser descubierto.
Cuando los empleados ven un orden y una estructura en nuestra tienda, respetarán nuestros productos.
Este orden también nos servirá para saber en qué fecha llegó cada producto y, ensu caso, llevar a cabo un sistema de “primeras entradas, primeras salidas”. Esto es de vital importancia en productos como dulces, chocolates y otros alimentos.

IV. Descubrir robos
Un inventario actualizado, nos permite detectar piezas faltantes. Si constantemente nos encontramos con esta situación, debemos interrogar a los empleados. Cuando los robos vienen de ellos, puede ser unosolamente quien sustrae mercancía de nuestra tienda o pueden dos o más en complicidad. De cualquier forma, si es uno solo, es casi seguro que los otros lo saben por lo que es importante interrogar a todos y, de ser necesario, acudir a las autoridades.
Cuando no son los empleados quienes cometen los robos, debemos pensar que son, o bien extraños que entran a la tienda con ese fin, o bien...
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