Control de inventarios

EL CONTROL FÍSICO DE INVENTARIOS

OBJETIVO

El objetivo de contar con un Control Físico de Inventarios, es el de asegurar en forma confiable
que las existencias físicas existentes en Almacén sean iguales a las del Sistema de Kardex Físico, lo cual permitirá:

1) Una adecuada planeación para la reposición de stocks, evitando su obesidad.
2) El espacio absolutamente necesario para unbuen almacenamiento.
3) La transparencia de los rubros de Existencias y Costo de Ventas en los estados financieros.

RESPONSABILIDAD

Si bien, la responsabilidad de la custodia y el control físico de las existencias, normalmente, está a cargo del Almacén; la transparencia y veracidad de sus saldos recae en el Departamento de Contabilidad, debido al impacto directo que tiene sobre elBalance General y los Resultados del año.

Obviamente la responsabilidad final de ambos recaería en la Gerencia de Administración y Finanzas.

CONTROL FÍSICO DE INVENTARIOS

El Control Físico de Inventarios, se inicia a partir de un inventario físico, que según las condiciones de las existencias y de los almacenes en donde se encuentran, debe realizarse como una acción integral y con unametodología que asegure su éxito final.

METODOLOGÍA DE UN BUEN INVENTARIO FISICO

Las metodologías pueden ser variadas; pero siempre, una buena metodología de inventario físico debe estar dividida en tres fases importantes claramente definidas. A continuación describimos gráficamente un tipo de metodología entre las muchas que puedan existir dependiendo del tipo de producto, su almacenamiento, sucodificación y su control contable.

1.
CONCILIACION CON LOS LIBROS CONTABLES

La información resultante del conteo físico no es un elemento suficiente, pues, debe compararse con los saldos que tiene el Sistema de Kárdex Físico. A esta fase se le denomina conciliación y el objetivo final es la correcta determinación de las diferencias que producirán el ajuste contable, de acuerdo al método decosteo utilizado por la Empresa.

VALOR AGREGADO DE UN INVENTARIO FÍSICO

Un Inventario Físico realizado con una buena metodología tendrá siempre un valor agregado de:
• Tener las existencias totalmente ordenadas y almacenadas en el lugar elegido por la Empresa.
• Tener los almacenes con las existencias totalmente ordenadas y codificadas, respecto a un Sistema de Código de Ubicacióndel Almacén.
• Tener exacto conocimiento del stock que tiene la Empresa a la fecha del inventario.
• Tener la base de su ajuste contable, con el debido sustento para las autoridades tributarias.
• Contar con el Sistema de Kárdex de Almacén totalmente actualizado, respecto a:

Código de ubicación.
Código de producto.
Saldos correctos.

INCIDENCIA TRIBUTARIAEste Control es también necesario al momento de preparar la información para el Fisco; ya que las diferencias halladas en los Inventarios tienen un tratamiento tributario, tanto para el Impuesto General a las Ventas (IGV), como para el Impuesto a la Renta. Vale decir, que un inventario físico de existencias realizado con una metodología coherente y que tenga el sustento competente, evitarásanciones por presunción de ingresos omitidos.

ACTUALIZACION DEL CONTROL DE INVENTARIOS

Si bien un inventario físico total es el inicio de un control físico de existencias, los inventarios físicos permanentes son en definitiva la clave para el buen funcionamiento de un Sistema de Control de Inventarios. Por lo que, la Gerencia de Contabilidad y principalmente la Gerencia de Logística yAdministración, debe siempre realizarlos con la periodicidad que considere conveniente.

Ley Aduanera
Artículo 59. Quienes importen mercancías deberán cumplir, sin
perjuicio de las demás obligaciones previstas por esta Ley, con
las siguientes:
• I. Llevar los sistemas de control de inventarios en forma
automatizada, que mantengan en todo momento el registro
actualizado de los datos de control...