Control interno de caja

Control Interno de Caja

Caja

Es la cuenta a través de la cual se controla el efectivo disponible que se encuentra en poder de la empresa, dentro de las instalaciones de la misma.
Cualquier movimiento de efectivo que sea recibido por la empresa debe ser registrado en esta cuenta.

Dada la naturaleza del bien que controla, la cuenta caja debe ser presentada en el balance generalencabezando el grupo de activo circulante.
Atendiendo al objetivo que se persigue con los fondos que se movilizan, la cuenta caja puede ser:

a) Caja chica
b) Caja principal

Caja chica

Como veremos más adelante, una medida sana de control interno consiste en que todo pago se haga por medio de cheques y nuca con el efectivo que se encuentre en caja.

Sin embargo, se producen en toda empresauna serie de erogaciones repetitivas y de tan poco monto cada una de ellas, que haría poco práctico y en algunos casos imposibles, pagarlas con cheque. Nos estamos refiriendo a desembolsos por concepto, por ejemplo, de compra de periódicos, café, taxis, gasolina para los vehículos, entre otros.

En todo caso los directivos de la empresa, después de estimar las erogaciones que se harán por mediode esta caja durante un periodo determinado, establecerán el monto del fondo fijo con el que operara dicha caja, asi como la cantidad máxima que se podrá erogar en cada caso.

Control interno

Para que los recursos asignados a la caja chica cumplan su función con idoneidad, es necesario que se establezca el adecuado control interno. Para ello, es indispensable poner en práctica lassiguientes normas:

1) Se fijará el fondo fijo con el que opera la caja chica.

2) Sera nombrada la persona que se responsabilizará del manejo idóneo de ese fondo. Este funcionario no deberá tener acceso a los registros de contabilidad.

3) El cheque que se emita para la creación del fondo y los que posteriormente se hagan para reponerlo aumentarlo, deberá ser hecho nombre delcustodio de dicho fondo.

4) Se establecerá la cantidad máxima que podrá ser pagada a través de esta caja.

5) Todo pago que se haga por caja chica deberá ser respaldado por su respectivo comprobante, representado por recibos prenumerados donde constará la razón del desembolso, cantidad, autorización y el nombre y firma de quien lo ha recibido. Este recibo deberá estar respaldado, en loscasos que proceda, por la factura que emita el beneficiario del pago.

6) Cuando se hace el reembolso de caja, los comprobantes de respaldo deberán ser inutilizados mediante la estampación de un sello que diga “CANCELADO”. Así podrá evitarse que vuelvan a ser presentados para su reposición y se produzca una “duplicidad de pagos”.

7) Los “vales” y el “cambio de cheque” por efectivo nodebe ser permitido. No obstante, de permitirse, debe ser previamente autorizado por el funcionario que haya sido designado para ello. En este caso, los cheques deben ser emitidos a nombre del custodio del fondo y cobrados en el banco de inmediato.

8) El fondo de caja chica debe repuesto cuando el efectivo que vaya quedando haya alcanzado un mínimo establecido. En caso de cierre delejercicio contable, debe ser repuesto en esa fecha sea cual fuere la cantidad de efectivo que exista, con el objetivo de que los gastos ya causados, sean registrados dentro del ejercicio contable que está finalizando.

9) Se harán arqueos sorpresivos con la frecuencia que se requiera con el objeto de constatar la existencia física del efectivo o de los comprobantes que justifican su ausencia.Caja general

Es esta cuenta a través de la cual se controla la mayoría del efectivo que entra, sale o permanece dentro de las instalaciones de la empresa.

Control interno

El éxito de la buena administración del efectivo descansa en las “fortalezas” que contenga el control interno establecido.

Prácticamente, todas las transacciones que realiza una empresa afectan o afectaran en...
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