Control Interno De Las Obligaciones Laborales

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Control interno
 
La revisión, estudio y evaluación de la efectividad del control interno deberá dirigirse principalmente a los siguientes aspectos:
 
a) Autorización de la contratación del personal y aprobación de las remuneraciones por parte de la administración de la empresa.
Es responsabilidad de la administración de la empresa, el designar los empleados autorizados para la contrataciónde¡ personal, aprobación de sus remuneraciones y modificaciones de las mismas.
 
Una buena medida de control interno en este aspecto, es la existencia de un departamento de personal, en el que se mantengan expedientes individuales que contengan por lo menos: solicitud de empleo, autorización de la contratación, aviso de modificación de salario, aviso de alta y baja ante los organismos oficialescorrespondientes, en cumplimiento de las disposiciones legales, etc.
 
b) Segregación de funciones, con relación a registro de tiempo, preparación, aprobación, revisión, pago y registro contable de remuneraciones al personal.
 
Las medidas que adopte la empresa, deberán estar encaminadas a lograr una adecuada separación de funciones y asignación de responsabilidades, en tal forma que se eviteel que una sola persona lleve a cabo la autorización, registro y pago de la nómina.
 
c)Adecuada protección a la entidad mediante contratos de seguros para cubrir posibles responsabilidades de aquellos empleados que intervienen en la preparación y pago de remuneraciones al personal, así como medidas de seguridad y contratación de seguros para el manejo del efectivo.
 
d) Existencia de unsistema de información que permita conocer las bases para calcular las remuneraciones al personal y sus deducciones (Seguridad Social, I.R.P.F., etc).
 
Es indispensable que se mantengan registros que permitan corroborar las bases de las remuneraciones en cuanto a: tiempo trabajado, destajo, tiempo extra, autorización de los cambios de salario, cálculo de vacaciones, etc. Cuando se hacen deduccionespara dar cumplimiento a disposiciones legales o contractuales, es necesario hacer una separación por conceptos que permita conocer su corrección.
 
e) Adecuada distribución contable
 
Debe existir un sistema que permita una correcta distribución contable de las remuneraciones al personal con objeto de reflejar adecuadamente en las cuentas anuales, los costes y gastos de explotación, así comolas partidas capitalizadas.
 
f) Existencia de controles en los sistemas mecanizados.
 
Si se tienen sistemas mecanizados, deben existir controles que aseguren que la ínformación se procesó correctamente.
 
Procedimientos recomendados
 
01 Obtención de un resumen de los totales de las nóminas clasificadas por períodos de pago.
El resumen de sueldos y salarios clasificados por períodos depago, permite apreciar las variaciones que ocurren durante el ejercicio, facilitando al auditor la selección de las partidas a revisar.
 
02 Comprobar la base para el pago de las nóminas.
 
El examen de la comprobación de las bases debe dirigirse a lo siguiente:
 
a) Examen de los registros de asistencia, tarjetas de control de tiempo, partes de producción en el caso de pagos a destajo,comprobando las horas trabajadas por los empleados, cotejando las tarjetas de tiempo y documentación que se utilice para este tipo de control, cerciorándose que estén debidamente aprobados por las personas autorizadas.
 
b) Comprobar que el sueldo y otras prestaciones hayan sido aprobadas. Esta verificación puede llevarse a cabo mediante la revisión de¡ contrato de trabajo, partes o autorizacióncorrespondiente.
 
c) Cerciorarse de que cualquier pago adicional al tiempo normal de trabajo, haya sido aprobado y que exista documentación que lo respalde (tarjetas de tiempo, memorandum de autorización M tiempo extra, etc.).
 
d) Verificar que los sueldos y compensaciones de los empleados sean aprobados por el consejo de administración.
 
03 Comprobar la existencia de¡ empleado o trabajador...
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