Control Interno

ELEMENTOS DE CONTROL


1) PLAN DE LA ORGANIZACIÓN: Debe indicar claramente los departamentos o personas responsables de las diferentes funciones (compras, recepción de mercaderías, aprobación de créditos para clientes), las cuales deben costar por escrito, la asignación de cada función implica la facultad de tomar decisiones y además se debe velar por una adecuada separación de funciones.2) TRANSACCIONES: Se deben realizar con el cumplimiento de las siguientes etapas:
➢ Autorización
➢ Aprobación
➢ Ejecución
➢ Registro


Por ejemplo en una venta al créditos se pueden observar los siguientes pasos:
1. Autorización de la venta por la gerencia, a aquellos clientes que cumplan ciertos requisitos.2. El gerente de créditos aprueba la venta por un determinado monto.
3. Se ejecuta la transacción y se confecciona la factura y se entrega la mercadería al cliente.
4. Se registra la venta en el departamento de Contabilidad


CUENTAS POR COBRAR
VENTAS


Para que cada departamento pueda darcumplimiento requiere tener la totalidad de la documentación que corresponda.


3) Separación de funciones contables y custodia de los activos crea un fuerte control interno.
4) Separación de responsabilidades para funciones afines.
Ejemplo en la venta de mercadería se da la siguiente funciones afines sobre las cuales se debe efectuar una separación de funciones:
➢ Entrega demercadería
➢ Registro de Cuentas por Cobrar
➢ Recaudación de la deuda
5) Cuando se permite a un empleado manejar todos los aspectos de una transacción aumentan el peligro de fraude. (robo, retención de pagos a proveedores, pagos por mayor valor a los proveedores, fijar precios más bajos a ciertos clientes)
6) La rotación de empleados, fortalece el control interno ya quecuando las personas saben que otro trabajador va a tomar sus funciones, manejaran los registros con mayor cuidado ciñéndose a los procedimientos establecidos. Exigir a los empleados a hacer uso de sus vacaciones y que otra persona continué con las funciones asignadas.
7) Documentación Prenumerada para ordenes de compra, facturas de venta, cheques, comprobantes de Ingreso, Egreso y Traspaso
8)Personal competente. El mejor sistema de control interno no funcionará si el personal no tiene el suficiente nivel de competencia.
9) Pronósticos Financieros. Si la empresa ha fijado metas para sus áreas estas pueden compararse mes a mes con lo real e identificar e investigarse de inmediato si existe alguna divergencia.
10) Auditoría Interna. El auditor interno tiene la responsabilidad de investigarla eficiencia de las operaciones de cada departamento.


CONSIDERACIONES


1. El control interno debe revisarse continuamente. (actualización)
2. Limitación del control interno. Dos o más empleados que trabajen coludidos pueden burlar el sistema.
3. El control interno en pequeños negocios es más difícil de crear que en una empresa grande.
4. El control interno no se debe plantear soloen términos de prevención de fraudes sino como un medio para aumentar la eficiencia operacional.
5. Al establecer el control interno no se debe perder de vista el costo los que no deben ser mayores que los beneficios.




ELEMENTOS CONSTITUTIVOS DEL CONTROL INTERNO


1. CONTABILIDAD: Plan de cuentas, Manual de cuentas, Comprobante y Formularios, Informes y Estados Financieros.
2.PRESUPUESTOS
3. ESTADÍSTICAS y equipos mecánicos
4. PERSONAL Selección, rotación, fianzas.

Fases del estudio y evaluación.


El estudio y evaluación del control interno incluye dos fases:


La revisión preliminar del sistema con objeto de conocer y comprender los procedimientos y métodos establecidos por la entidad.


En particular el conocimiento y evaluación preliminar de los...