Controles internos en la empresa

LOS CONTROLES INTERNOS EN LA EMPRESA.
Como en toda actividad empresarial, los controles internos deben ser establecidos en forma clara y precisa para evitar errores en su interpretación y aplicación. En algunas empresas, los procedimientos internos y sus reglamentos permiten ejercer un mejor control sobre los recursos institucionales promoviendo la eficiencia de las operaciones y asegurando elcumplimiento de las políticas administrativas.
Los reglamentos más utilizados para aplicar el control interno, tienen que ver con los movimientos de Caja y Bancos, de los fondos de Caja Chica, de Anticipos a Proveedores y el de Compras.

Control interno de caja y bancos. Los siguientes mecanismos de control interno, deben ser aplicados rigurosamente para asegurar un control contable yfinanciero eficiente:
-Todas las operaciones que se efectúen por Caja, se realizarán teniendo en consideración el Catálogo de Cuentas Institucional.
-El Cajero emitirá inmediatamente un comprobante por las transacciones que impliquen un ingreso o salida de dinero. Estos comprobantes deben estar debidamente sustentados con documentos que reúnan los requisitos fiscales y tributarios así como lasautorizaciones de los funcionarios de la empresa y el departamento específico.
-El Departamento de Contabilidad autoriza todos los documentos en señal de conformidad con la documentación que sustenta la operación.

-Al efectuar el pago de alguna obligación derivada por prestación de servicios personales, el Cajero está en la obligación de deducir los impuestos que causare este pago y que deberánser consignados en el Departamento de Contabilidad al momento de autorizar el pago, esto quiere decir que el Departamento de Contabilidad ordenará al Cajero el importe que deberá retener por impuestos.

-Todas las obligaciones a ser canceladas por Caja deben estar debidamente autorizadas por la Administración y el Contador, o alguna persona de reemplazo en caso de ausencia de alguno de ellos.-Todos los cheques emitidos deben necesariamente ser firmados por mínimo dos personas, una de ellas será obligatoriamente la del Administrador, del Tesorero o algún miembro del Consejo Directivo, asignado en Asamblea de Socios.
-Toda la documentación relativa a anticipos de remuneraciones, préstamos personales y otros pagos al personal que estén directamente relacionado con las remuneraciones,deben contar necesariamente con el Visto Bueno del Administrador.

Aspectos administrativos
A). Ingresos de caja:
-Todos los comprobantes de ingresos deben ser pre-numerados en original y dos copias. El original será entregado a la persona que paga, la primera copia será archivada con el cuadre de los ingresos del día, y la tercera copia será archivada en el control de documentos(Talonario).

-Todos los cheques que se reciban deben ser girados a nombre de la institución.

-Todo cheque ingresado por caja debe ser inmediatamente cruzado y endosado mediante una leyenda que explique a qué cuenta será depositado, de qué Banco y el nombre del titular de la cuenta.

-No se permitirá al Cajero recibir dinero o valores en custodia, que no hayan sido previamente autorizados por laAdministración y confirmados por el departamento de contabilidad..

B). Egresos de caja:
-Todos los fondos ingresados a Caja por cualquier concepto deben ser depositados, preferiblemente, en las cuentas bancarias el mismo día que ocurre la operación. La persona encargada de realizar los depósitos bancarios debe verificar los datos del comprobante de depósito y firmar en ella en señal de haberrecibido a satisfacción los valores que se mencionan en ella.

-Las copias del comprobante de depósito con el sello de recibido del Banco, deben ser entregadas el mismo día del depósito al Cajero, para sustentar los asientos contables por el egreso de fondos.

-Los egresos de todas las operaciones realizadas por caja deben ser pagadas con cheque, para facilitar el control interno. Los pagos con...