CONTROLES INTERNOS


*EFECTIVO
1-Tener volantes, ya sean de ingreso a caja o desembolso.
2-Que estos volantes estén enumerados.
3-Manejados por una sola persona.
4-Deben efectuarse arqueos sistemáticos y sorpresivos delefectivo depositado en caja, por lo menos una vez al mes.
5-Los faltantes y sobrantes detectados, deben expedientarse y registrarse inmediatamente, y siempre que sea posible, recuperar los recursos,mediante la devolución del faltante por el culpable.
6-Debe establecerse un sistema de control simple, para controlar los sellos en poder del cajero, que se consideran efectivo.
7-Todo vale de pagos menores y de recibos de ingresos, debe estar firmado por el cajero y el receptor o depositante del efectivo,respectivamente.
8-Los vales de caja para pagos menores y los recibos de ingresos,deben estarpre numerados y controlarse sus numeraciones por elárea económica.
9-Los vales de caja para pagos menores, por servicios efectuados por particulares, deben incluir el número de la licencia deinscripción tributaria del trabajador por cuenta propia.
10-EL efectivo cobrado deberá depositarse, diariamente, en la agencia bancaria en que se operen las cuentas por la organización.

*CUENTAS POR COBRAR1-El total de las cuentas individuales debe ser conciliado periódicamente con la cuenta control en el mayor general, conel objetivo de verificar la conexión aritmética.
2-La antigüedad de los saldos debe ser revisada periódicamente por un empleado; esta labor es independiente de las funcionesrelativas a cuentas por cobrar o a la recepción de efectivo.
3-Los estados de cuentas deben ser enviados conregularidad atodos los deudores, con el objetivo de capacitar al deudor parareportar discrepancias. Las excepciones en él envió de estadosde cuentas permite usar estas cuentas para esconder sustracciones.
4-Los estados de cuentas deben ser cotejados independientementecon el auxiliar y enviados por correo sin que la persona quelleva el auxiliar o el cajero tengan acceso a ellos; estopermiteasegurarse de que el estado de cuenta coincida con la cuenta yque no sea interceptado por aquéllos que están en los puestosque les permite sustraer efectivo o esconder la sustracción delmismo.
5-Otro funcionario, a parte del cajero, encargado de crédito oempleado responsable del auxiliar de cuentas por cobrar, debeencargarse de aclarar todos los partidos sujetos a controversia yconfirmar saldosocasionales; con el objetivo de disminuir las posibilidades de sustracción por parte del cajero, encargado decrédito o empleado responsable del auxiliar de cuentas por cobrar, al cerciorarse de que todas las cuentas, especialmenteaquéllas no conciliadas, reciban atención independiente.
6-Las notas de crédito deben estar numeradas progresivamente,controladas totalmente y autorizadas por una personaresponsable que no tenga acceso al efectivo.
7-Las labores del encargado del auxiliar de cuentas por cobrar deben ser independientes de todas las funciones de efectivo,verificación de las facturas y notas de crédito, verificación delos totales de ventas y otros créditos, pases a cuentas de controly autorización de bajar cuentas de cobros dudosos; con elobjetivo de separar las funciones de registros de cuentaspor cobrar respecto de las de caja, preparar fuentes decontabilización y control de totales y de bajos y ajustes quereducen la ocultación de sustracciones de efectivo.
8-Si hay más de un empleado encargado del auxiliar de cuentas por cobrar, cambiarlo de sección de responsabilidad de cuandoen cuando, con el objetivo de que la rotación de laresponsabilidad proporcione la verificación de un empleadoaotro.
9-El funcionario responsable de la cobranza no debe estar relacionado con los encargados del auxiliar de cuentas por cobrar
10-Esto es con el objetivo de que el funcionario sirva como controldel trabajo del encargado del auxiliar de cuentas por cobrar ydel cajero.



*INVENTARIO
1-Hacer conteos físicos periódicamente.
2-Confrontar los inventarios físicos con losregistroscontables....