corto resumen de lo que es administracion

ADMINISTRACION:
1º.-Que los documentos estén bien guardados 
2º.-Que cualquier persona pueda encontrarlos fácilmente y no sólo quien los ha archivado.
Lo primero es necesario tener espacio para el archivo y disponer de tantos archivadores como necesite. Hace falta un archivador para cada cosa: uno para proveedores, otro para clientes, otro para faxes recibidos, etc.
Por ejemplo, si tienediez cuentas en cinco bancos, es necesario tener un archivador para cada cuenta. En este caso, tendrá diez archivadores sólo para los bancos. Únicamente si tiene muy pocos movimientos en algún banco, podrá compartir archivador con otro banco, pero siempre teniendo las cuentas perfectamente separadas.
En el lomo de cada archivador tendrá escrito de qué se trata: facturas de proveedores, facturas declientes, impuestos, nóminas, seguros sociales, etc. Al final de cada año, se retiran los documentos de estos archivadores temporales, que se quedan vacíos para iniciar el nuevo año, y se pasan a unos archivadores definitivos que se guardan aparte perfectamente rotuladas.
Facturas de proveedores:
Una vez comprobadas las facturas que le envían los proveedores con los pedidos realizados, con losalbaranes y con la mercancía recibida y verificadas las operaciones matemáticas y contabilizadas, tendrá que guardarlas en el archivador de "Facturas de proveedores". Se deben guardar por orden correlativo, por el número asignado en la Contabilidad del 1 al 99999999…., nunca por orden alfabético o por proveedores o en las carpetas independientes, por la dificultad a la hora de encontrarlos cuando senecesitan.
La idea es que conforme van llegando las facturas, se comprueban, se contabilizan y en ese momento se les asigna un número correlativo (obligatorio por otro lado por el reglamento del IVA). Dicho número lo da (o debería darlo) el programa de contabilidad y el contable lo escribe en la parte superior derecha de la factura para poderla localizar fácilmente. De este modo el archivador deproveedores aparece como un libro con todas sus hojas numeradas.
Los documentos, cada año, los irá quitando de los archivadores temporales y los incorporará a los definitivos (cajas de cartón) que deben estar perfectamente rotuladas y ordenadas.
Facturas de clientes:
Pedidos de clientes y proveedores:
Una vez realizada la factura por orden correlativo del 1 al 99999999 para cada año y una vezcontabilizada, se guarda correlativamente en el archivador de facturas de clientes.
La localización de una determinada factura se realiza del mismo modo explicado para los proveedores. 

Tendremos un archivador para guardar los pedidos de los clientes y otro diferente para guardar los pedidos que hemos realizado a nuestros proveedores, rotulados como: "Pedidos de clientes" y otro "Pedidos aproveedores".
Dentro de cada archivador les vamos asignando un número que nos sirve para localizarlos y archivarlos por ese mismo orden.
Debemos tener una hoja al comienzo del archivador para ir anotando la fecha, el nombre del proveedor (o cliente), el número del pedido y el importe del mismo para poderlos localizar a través de esta lista. Si en lugar de una hoja los llevamos controlados con unaaplicación informática es todavía mejor. Lo importante es tenerlos localizados fácilmente.
Debemos guardar junto con el pedido todo lo relacionado con el mismo: faxes, cartas, etc. para que, en caso de duda, se localice enseguida y además tener concentrada toda información en un solo archivador.
Presupuestos de clientes y proveedores:
Tendremos un archivador para guardar los presupuestos quedamos a los clientes y otro para guardar los presupuestos que nos han dado nuestros proveedores. Todo lo comentado en el apartado de pedidos vale para este apartado de presupuestos.
Albaranes:
Es necesario tener un archivador rotulado "Albaranes de proveedores" para guardar agrupados por proveedores (y no por fechas) los pendientes de comprobación. Cuando llegan las facturas se verifican con...