Costos

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CONCEPTO Y ALCANCE

Por sistema administrativo de información se entiende al conjunto de procedimientos que se utilizan para registrar, clasificar y resumir los datos generados en las operaciones de las empresas o entidades con el fin de obtener información sobre el resultado de la ejecución de estas operaciones.
La calidad de los sistemas administrativos de información radica en:❖ Exactitud durante el proceso y en la obtención e información sobre las diferentes operaciones
❖ Oportunidad con que se logra el proceso de los datos.
❖ Enfoque de la información, atendiendo las necesidades del usuario final.
❖ Confiabilidad en los diferentes reportes que se obtienen de los sistemas administrativos de información.
Existen los siguientes tipos de sistemasadministrativos dependiendo del enfoque final de la información que generan:
❖ Sistema de Proceso de transacciones: Cuyas características radican en procesar operaciones en volumen y que de los archivo del sistema, desde los manuales hasta los computarizados, es posible tener información con un alto grado de detalle, así como informaron resumida. Como ejemplo de sistemas de proceso detransacciones sobre las cuentas por cobrar, control sobre las cuentas por pagar, control de las existencias y valuación de inventarios.
❖ Sistema de información para la gerencia y sistema de respaldo en las decisiones: estos sistemas están encaminados a proporcionar información dirigida a los más altos niveles de la organización.
❖ Comparación de la información: es importante comparar la informacióncon las operaciones o periodos que la empresa llevo acabo con anterioridad y con medidas estándar de eficiencia obtenidas en el proceso de planeación.
❖ Detección de la información relevante: en los aspectos principales que afectan la información del negocio.
❖ Análisis e interpretación de la información: principalmente en los informes que serán utilizados por los ejecutivos e mas altonivel, es recomendable que la información se presente resumida y analizada con objeto de ser mas eficiente el tiempo que el ejecutivo dedica ala lectura del informe.

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA OPERACIONAL DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS DE INFORMACION

■ Evaluar el contenido y la presentación de los informes que se distribuyen a los diferentes usuarios en todos los niveles de laorganización.
■ Proponer planes de acción específicos para mejorar la calidad de la información que se obtiene a todos los niveles de la organización.
■ Recomendar la obtención de reportes adicionales para cubrir las carencias de información importantes para la administración de las entidades económicas así como el medio mas apropiado para lograrlo
■ Estudiar las relación costo-beneficioque representa para la empresa el proceso de los datos y la obtención de reportes, con el fin de proponer medidas tendientes a lograr que esta relación sea favorable y que el costo se mantenga a niveles aceptados

La metodología general para llevar acabo una auditoria operacional, debe considerar que los procedimientos se determinan fundamentalmente con los objetivos y las circunstanciasparticulares de la empresa o entidad y por el criterio de la persona encargada de realizar la auditoria.

INVESTIGACION Y ANALISIS

Tiene relevancia la obtención de ejemplos de la información que se genera en el proceso de planeación estratégica, en la planeación detallada y en el control de las actividades, así como evaluar de forma detallada la calidad del proceso de planeación y ladisponibilidad que tiene la empresa de tener acceso a cifras sobre la industria o el mercado en el cual participa.
El obtener un ejemplar de cada uno de los informes que se producen para incluirlo en los papeles de trabajo facilita el análisis. El determinar las necesidades adicionales de información del personal de la empresa y documentarlas en forma detallada para completar el diagnostico realizado....