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5. Implementación
Es el proceso mediante el cual el sistema propuesto es llevado a las prácticas, sustituyendo al anterior. Constituye la etapa que adquiere mayor relevancia, pues todo trabajo que queda a nivel de proyecto no tiene utilidad real para la organización que lo adquirió.
Una vez que se ha encontrado la solución a un problema y se cuenta con el mejor sistema, es posible que existandiversos criterios de agrupaciones de conceptos. Algo importante en lo relativo a las aprobaciones necesarias en las distintas fases de desarrollo del sistema, pues es fácil encontrar que nuestro mejor sistema habiendo sido desarrollado en todo detalle no es aprobado y es necesario volver a empezar.
Mucho depende del nivel de área de sistemas sobre quien debe tomar las decisiones de aprobación orechazo. Es cierto que en numerosas ocasiones un magnifico sistema no puede ser implantado porque no se sabe lograr su aprobación, porque no se sabe vender, porque no se logra cooperación para vencer la resistencia al cambio. A continuación se señalan conceptos más generales sobre el particular:
• Presentación del sistema: Debe prepararse cuidadosamente la presentación del sistema. Esta es laprincipal herramienta con que cuenta el analista.
Debe contener un informe con los antecedentes del estudio, objetivos, método de desarrollo, descripción del sistema propuesto, costo, limitaciones y recomendaciones.
• Notificación de áreas afectadas: este punto es sumamente importante, ya que se debe comunicar por escrito a las áreas que afecta el sistema, con la finalidad de que a su presentaciónacudan todas las personas involucradas. Esta comunicación se puede hacer por medio de memoranda donde se notifica que se esta en disposición de presentar el informe para mostrar el procedimiento señalado.
• Tiempo y lugar adecuado: se deberá escoger con sumo cuidado el tiempo en que efectuara la presentación del sistema, pues de ello dependerá el éxito o fracaso de la venta final de la idea. Nomenos importante es el lugar donde se va a efectuar la presentación del sistema. Deberá ser en un lugar cerrado libre de distracciones, y las personas puedan oír a los exponentes y ver lo que se presenta.
• Dirección de juntas: Es importante para la presentación del sistema, la mayor coordinación posible. Es recomendable establecer un orden para la toma de la palabra, con el objeto de que alhacer la presentación, según se exponga se vallan resolviendo dudas acerca del tema en cuestión. Para esto se establecerá un moderador que puede ser el ejecutivo correspondiente.
• Ayuda audiovisuales: Es de mucha ayuda los audiovisuales tiene la ventaja de aclarar cualquier duda que surja en la comprensión del sistema. Uno de los objetivos principales de este medio es atraer la atención de lospresentes, por lo que deben ser lo más amenos y gráficos posible; así servirá de guía para la explicación del analista y ayudara a resolver dudas de funcionamiento del sistema y sus beneficios.
• Aprobación de los ejecutivos: En caso de ser aprobado el sistema el analista deberá explicar al ejecutivo que hacer para la implementación; en este caso se presenta dos fases:
• Actividades a desarrollar: esdonde se establece una lista de pasos a seguir, como son:
• Comunicación al personal sobre la decisión de la dirección.+
• Elaboración del programa de acción.
• Selección del área que realizara el nuevo sistema.
• Selección del personal de análisis y adestramiento de sistema.
• Prueba de instalación.
• Instalación de los nuevos procedimientos.
• Revisión o auditoria de dichosprocedimientos.
• Plan de acción a seguir: al final, se presentará una grafica de actividades donde aparezcan en forma ordenada y consecutiva todas las actividades que se van a realizar con sus respectivos tiempos y una fechas exactas de la implantación del sistema; también se anexará una hoja para ser firmada por los ejecutivos donde afirman su conformidad con el plan. Es importante, que en esta fase...
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