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Publicado por Santiago Escarez S. M. el lunes, febrero 25, 2008
Etiquetas: Administración Edificios
El control con herramienta de la auditoria
TIPOS DE CONTROL
La dirección superior pude instrumentar controles de tres tipos básicos antes de que una actividad comience, o mientras ésta tiene lugar o es posterior a la actividad.
1. El precontrol. Se realiza antes de que el trabajo seaejecutado. El precontrol elimina desviaciones significativas antes de que éstas ocurran. Al respecto la dirección superior crea políticas, procedimientos, programas encaminados a eliminar el comportamiento que causará resultados en el trabajo. El precontrol se centra en la eliminación de los problemas previstos a futuro.
2. El control concurrente. Este se realiza a medida en que el trabajo estásiendo ejecutado.
El control concurrente no sólo se relaciona con el desempeño humano, sino también con áreas tales como el rendimiento del equipo de trabajo o de un departamento. Los medios principales a través de los cuales se implanta el control concurrente son las actividades directivas y supervisivas de los administrado-res. Mediante la observación personal e inmediata, los jefes determinan siel trabajo se está llevando a cabo según lo definen las políticas y los procedimientos. La delegación de autoridad proporciona a los administradores el poder para emplear incentivos monetarios y no monetarios, con el propósito de efectuar el control concurrente. Las normas que guían la actividad continua se derivan de las descripciones del trabajo y de las políticas que resultan de la función deplaneación.
3. Control retroalimentario. Esta se centra en el desempeño organizacional pasado; es decir, se basa en la retroalimentación. El control tiene lugar después de la acción. El mayor defecto de este tipo de control es que el daño ya está hecho cuando el administrador tiene la información, peor si es un problema grave. Es similar a lo que dice el proverbio: “tapar el pozo después deahogado el niño”. Sin embargo, en muchas actividades la retroalimentación es el único tipo variable de control.
CONTROL PREVENTIVO
Existen dos formas para tratar que las personas responsables cambien sus acciones futuras. El procedimiento normal consiste en rastrear la causa de un resultado indeseable hasta dar con las personas responsables del mismo y obligarlas a que cambien sus prácticas ocostumbres. Esto es lo que podría llamarse control directo. En el área de la administración, la alternativa consiste en desarrollar mejores administradores que apliquen con habilidad los conceptos, técnicas y principios, y que encaucen a la administración y a sus problemas con un enfoque de sistemas, con lo cual se lograría eliminar los resultados insatisfactorios que fueron provocados por una malaadministración. Esta segunda opción podría denominarse control preventivo.
Principio de control preventivo. Este principio sostiene la idea de que la mayor parte de la responsabilidad de las desviaciones negativas respecto de las normas o estándares puede determinarse aplicando los elementos esenciales de la administración. Establece una clarísima distinción entre los informes del desempeño(esenciales en cualquier caso), y determina si los administradores actúan de acuerdo con los principios establecidos cuando cumplen con sus obligaciones. Por lo anterior, el principio de control preventivo puede expresarse de la manera siguiente: “entre mayor sea la calidad de los directivos y de sus subordinados, menor será la necesidad de controles directos.”
La profusa adopción del controlpreventivo debe esperar una mayor comprensión de los principios, funciones y técnicas administrativas, así como de la filosofía de la administración. Aun cuando esta comprensión no es fácil de alcanzar, puede lograrse por medio de una capacitación, de experiencia en el puesto, de asesoría por parte de un superior experto, y de una constante actualización autodidáctica. Más aún, dice Koontz (Elementos de...
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