CUALIDADES PARA LA CREACION DE DOCUMENTOS TECNICOS Y EJECUTIVOS


3.1.2 CUALIDADES DE LA REDACCIÓN DE DOCUMENTOS EJECUTIVOS Y TÉCNICOS.
A) DOCUMENTOS EJECUTIVOS
Carta
Se define la carta como “un escrito por medio del cual se comunican un emisor con un receptor”. Según el carácter que asume la relación pretendida, la carta se clasifica en familiar, particular, comercial, de exposición de motivos, de recomendación y oficial.

Carta particular
Es unacorrespondencia en la cual los nexos no son totalmente íntimos, ni tienen que cruzarse necesariamente entre personas físicas, sino que pueden establecerse entre una persona física y una institución, un organismo o una empresa, puede servir para referirnos a las empresas, y comunicarles diferentes situaciones, por ejemplo: para hacer una queja, pedir un patrocinio, reportar algún producto oservicio con deficiencias, etc.
ESTRUCTURA
Los elementos que debe tener este documento son:
1. Datos del emisor
2. Fecha, sin lugar, si este ya fue expresado en el remitente
3. Datos del Destinatario: Nombre completo, cago e institución, cortesía (Presente).
4. Atención (esto es si queremos que llegue a algún departamento en específico de la empresa.
5. Saludo, también llamado vocativo.
6.Asunto: aquí se pone de manera breve de lo que trata el documento.
7. Texto: es la parte fundamental, contiene el asunto del documento de manera breve y directa.
8. Despedida, es el conjunto de expresiones que se acomodan al terminar el texto: “Atentamente”, “Sinceramente”, “Cordialmente”, etc.
9. Firma, es el nombre completo del emisor y la Rúbrica, que son los trazos distintivos.

VER ANEXO 1Carta comercial
Redactar un formato carta comercial siempre se debe entender como el tipo de cartas que se escriben en relación a contenidos de tipo comercial, como pueden ser los negocios, la compra o la venta de material o servicios, todo lo concerniente a la propaganda o a la publicidad comercial, y como no, también a los movimientos que surgen dentro del seno de una propia empresa.Una carta comercial puede ser una solicitud de empleo, o una solicitud  de un catálogo de materiales. También puede ser una solicitud de crédito o una invitación o reunión formal para tratar temas comerciales.
ESTRUCTURA
Membrete, es el nombre o título y señas de una empresa o persona que funciona de manera comercial, el cual se imprime a la cabeza de la papelería mercantil. Contiene lossiguientes datos:
Nombre de la empresa
Tipo de organización mercantil (S.A. de C.V.)
Domicilio y/o
Dirección postal, telegráfica o cablegráfica, dirección electrónica, fax.
Fecha, al escribir la fecha no se hace mención del lugar de procedencia porque si éste ya se consignó en el membrete, la repetición resulta superflua.
Destinatario, se consignan los siguientes datos:
Nombre, si posee algúntítulo mencionarlo
Cargo
Institución
Domicilio
Cortesía (Presente)
Vocativo, se escribe con mucho comedimiento, aunque muy escueto, por ejemplo:
Estimado cliente:
Distinguido señor:
Muy señor nuestro:
Texto, como en este tipo de correspondencia la finalidad que se persigue consiste en mantener viva una relación mercantil, la atención se concentra en el asunto que se negocia presentado a travésde un texto breve y directo.
Despedida, está desprovista de espontaneidad familiar. Es más, frecuentemente se escribe usando fórmulas de cortesía previamente redactadas que van desde el tradicional
“Su atento y seguro servidor”
Hasta expresiones más sofisticadas como por ejemplo: “En espera de su respuesta y en la confianza de que el examen de la obra sea satisfactorio, reciba mi más cordialsaludo”
Firma (se escribe el nombre completo del remitente y cargo, el puesto que desempeña el emisor)
Y la rúbrica son de su puño y letra

NOTA: Firma: Nombre y apellido de una persona, que ésta pone con rúbrica al pie de un documento. El término Rúbrica, refiere a aquel rasgo o conjunto de rasgos de figura determinada, que como parte de la firma pondrá cada individuo después de su...