CUENTAS INCOBRABLES

FORMULACIÓN Y PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
 El éxito de muchas empresas, ya sean grandes o pequeñas, radica principalmente en el volumen de ventas de los productos o servicios que ésta ofrece en el mercado. En los últimos años se ha observado una tendencia por parte de las empresas de financiar las ventas por medio del crédito. Esto se realiza con el único objetivo de atraer a un segmentoespecífico del mercado; a aquellos compradores que no disponen del recurso monetario total requerido para la compra inmediata del producto o servicio en específico por lo que se inclinan a pagar el importe del mismo en lo que comúnmente llamamos “cómodas mensualidades”.
 El simple hecho que una empresa ofrezca la posibilidad y la flexibilidad de financiar sus productos a su clientela, conllevaun efecto positivo: el aumento en sus ventas. Es así como se llega al concepto de las cuentas por cobrar, un rubro que ha cobrado mucha importancia para las empresas las cuales desean aumentar el volumen de ventas y mejorar su posición competitiva dentro del mercado. Este rubro a la vez crea muchos problemas en las empresas al no contar con el efectivo en forma inmediata, teniendo que recurrirmuchas veces a la localización de clientes pendientes de pago.
 Dentro de los términos contables nace la cuenta “estimación de cuentas incobrables” como una consecuencia de la falta de atención a este rubro, contemplando que cierta porción de las cuentas por cobrar no se hacen efectivas. El no recuperar las mismas conlleva un riesgo para la empresa, ya que ésta contempla contar con dichoingreso en su totalidad y en su momento, pero al no lograrlo no se maximizan las utilidades, conduciendo a que la empresa no pueda hacerle frente a sus obligaciones a corto plazo.
 El departamento de Cuentas por Cobrar de la Empresa Servicios Halliburton de Venezuela, S.A., realiza una serie de actividades, para ello ha implantado procesos en el sistema de facturación y cobranza, para así satisfacerlas necesidades de los clientes.
Uno de los procesos que ha implantado este departamento es la elaboración de los Estados de Cuenta, donde se determina a fin de mes los movimientos de las cuentas por cobrar de los clientes, allí se observa la antigüedad de saldos que presenta cada uno de ellos. Esto permite realizar un seguimiento adecuado y de esta manera alcanzar los objetivos establecidospor el departamento.
 
Para realizar estos estados de cuenta, se presentan una serie de debilidades las cuales se mencionarán a continuación:
1.                 La Empresa Servicios Halliburton de Venezuela ha implantado un sistema denominado SAP (Services, Aplications, Products). Uno de los problemas detectados en el departamento de Cuentas por Cobrar es que al momento de anular una facturael sistema no la limpia automáticamente. Este proceso se debe realizar a través de la aplicación de pago en donde aparecen los dos registros; tanto el débito como el crédito. Éste último es el registro para anular la factura. Esta debilidad conlleva a realizar un análisis muy minucioso de cada una de las facturas del Estado de Cuenta de los clientes.
2.                 El resultados de losanálisis de los estados de cuenta de los clientes; es que existen facturas correspondientes a la locación de Oriente dentro de los clientes (payers) de Occidente.
3.                 Al momento de crear la orden de servicio en la porción de Dólares Americanos (USD) cada renglón de la orden de servicio calcula el IVA y éste queda reflejado en la misma moneda.
4.                 La mayor partedel total de ingresos registrados por mes corresponde a ingresos acumulados; por cuanto el departamento responsable de registrar las ordenes de servicio al sistema no obtiene a tiempo las ordenes de servicio o productos firmada por el cliente.
Con la finalidad de mejorar todos los procesos que se llevan a cabo en el área de cuentas por cobrar; es indispensable realizar un estudio de todos los...