Cuentas por pagar

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  • Publicado : 28 de noviembre de 2010
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ENCARGADO DE CUENTAS POR PAGAR
Objetivo General
Estructurar la información necesaria, controlar y administrar correctamente el saldo de las cuentas bancarias, con el fin de efectuar oportunamente las liquidaciones correspondientes que el hotel tenga pendiente de pago.
Objetivos Específicos
Administrar correctamente el efectivo que se destina para pagos de la empresa.
Archivar en ordenalfabético y por proveedor las facturas originales recibidas o las notas de remisión.
Verifica los precios cotizados en la orden de compra o requisición sean los mismos estipulados en las facturas o notas de remisión, así como descuentos por pronto pago.
Preparar los cheques de proveedores efectuando al mismo tiempo la codificación de los mismos de a cuerdo al procedimiento establecido para cuentaspor pagar.
Elaborar la relación diaria de cheques expedidos, para preparar el reporte diario de bancos.
Registrar diariamente en el libro de egresos, los cheques expedidos del día.
Archivar por orden alfabético de proveedores y número de cheque, las pólizas de cheque con su respectivo soporte.
Recibir facturas a revisión y se harán los pagos correspondientes, en los días establecidos.
Llevar unregistro de pagos por anticipado de pedidos y contratos, para posteriormente hacer una migración en formato Excel.
Preparar pagos de impuestos antes de su vencimiento, declaraciones y relaciones anexas, ISR, derecho a uso de zona federal, recolección de basura, alumbrado público, impuesto predial, así como teléfono, agua, luz y télex.
Contabilizar todas las facturas pendientes de pago para suprovisión mensual.
Contabilizar pólizas de diario, para cierre mensual.
Cotejar que facturas coincidan con los reportes de las mercancías recibidas, a fin de evitar errores al realizar pagos.
Elaborar y realiza los pagos correspondientes por concepto de proveedor, así como las comisiones a agencias de viajes mediante pólizas de egresos, con propósito de evitar cancelaciones de crédito oreducción en la venta de habitaciones.
Detectar las diferencias que se llegan a presentar por omisión en el pago de comisiones, para que sean cubiertas a las agencias correspondientes.
Elaborar y registrar los pagos realizados por obligaciones legales, con el fin de que sean cubiertas en su oportunidad para evitar sanciones administrativas legales.
Verifica que los comprobantes reúnan los requisitosfiscales necesarios para su deducción.
Responsabilidades
Es responsabilidad del encargado de Cuentas por cobrar, llevar la correcta administración del efectivo disponible para efectos de pagos de la empresa, llevar un perfecto orden de facturas, comprobantes de pago y realizar liquidaciones en tiempo y forma correspondiente.
Es responsable de las deudas que se generan por los créditos otorgados alHotel por concepto de suministros y bienes necesarios para el funcionamiento del mismo, con el propósito de finiquitar los saldos originales por la relación comercial contraída entre el Hotel y los proveedores.
Compromisos de Calidad
Mantener una cordial relación con involucrados directamente con cuentas por pagar, es decir compras, gerentes, jefes de departamentos, proveedores y agencia deviajes.

Cumplir con el Índice de Satisfacción al huésped en un 95% mínimo.
Trabajar bajo efectividad, compromiso y honorabilidad.
Conservar discreción de la información confidencial de la empresa.
Mantener los estándares de calidad en cada procedimiento de trabajo.

Fecha de Elaboración: Marzo, 2006
Fecha de Actualización: Junio, 2010
Preparado por: Encargado de Cuentas por CobrarRevisado por: Gerente de Contabilidad
Autorizado por: Gerente General

Procedimiento 3-A
REVISION DE FACTURAS
OBJETIVO
Toda factura que deba pagar el Hotel, deberá cumplir con los requisitos fiscales y aritméticos correspondientes.
ALCANCE
A todo Proveedor con que la empresa tenga convenio, ya que de no estar correctos los datos, se verán afectados por los pagos correspondientes.
ACCIONES...
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