Curso access

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Universidad de Magallanes
Facultad de Ciencias Económicas y Jurídicas
Departamento De Administración y Economía

CURSO:

“APRENDER

ACCESS”

Paula Ampuero
Auditoría

Viernes, 14 de diciembre de 2007
I
NTRODUCCIÓN

¿Qué es Access?

¿Qué es una base de datos?

¿Qué es una tabla?

¿Qué es la llave principal?

T
RABAJANDO CON ACCESS

“Crearbases de datos, tablas y estableciendo llave”

1. Seleccionar Base de datos de Access en blanco y pulsar aceptar. Se presentará ahora el cuadro de diálogo, en donde se presenta la creación de una base de datos con nombre db1.

2. El nombre del archivo se encuentra sujeto a cambio, por un nombre más adecuado.

3. Luego de pulsar Crear y se presentará en la pantalla de Access una ventana muyimportante con la que se trabaja posteriormente. Dentro de esta ventana se encuentran las opciones de nuestro siguiente paso, crear tablas, lo que verdaderamente contiene los datos.

4. Pulsamos crear una tabla en vista Diseño, para pasar al diseño de tablas. Access la designo tabla 1, Ingresamos ahora la definición de los datos que se almacenarán en la tabla y en el momento de guardarla leasignaremos un nombre apropiado.

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5. En el lugar que se indica nombre del campo se asigna el nombre correspondiente, por ejemplo el nombre COD CLIENTE.

6. Se pulsa la tecla tabulador para pasar a la denominación tipo de datos que contiene el campo, aparece una lista de datos como texto, número, moneda, etc. En este pulsaremos sobre el tipo Número.

7. Pulsemos en el campo Descripcióny escribamos "Código numérico del Cliente", terminando con ENTER para seguir con la descripción del próximo campo. Por ejemplo, el campo “Dirección” tendrá como descripción “calle y número”

8. Para establecer la llave principal ubicamos el campo que deseamos como clave principal, hacemos clic en el botón derecho del mouse y automáticamente aparece una ventana en la cual se podrá seleccionarla llave para el campo.

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9. Para guardar la tabla pulsamos sobre el botón, con lo que aparecerá el cuadro de diálogo Guardar Como.

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9. En lugar del nombre que se nos presenta Tabla 1 escribimos en este cuadro, por ejemplo, CLIENTES y pulsemos Aceptar.

10. Ahora la base de datos GIMNASIO SUR incluye a la tabla CLIENTES.

“Estableciendo Relaciones”

La Relación es unaagrupación establecida entre campos comunes de dos tablas, en la que se pueden combinar información de varias tablas, por medio de campos comunes.

Tipos de Relaciones:

- Uno es a Varios
- Uno es a uno
- Varios es a varios

1. Abrir la base de datos que contiene las tablas que se va a relacionar, en este caso GIMNASIO SUR.
2. Hacer clic en el icono de Relaciones que seencuentra en la barra de Herramientas.
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3. Seleccionar las tablas a relacionar y luego hacer clic en agregar.
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4. A continuación se presentara todas las tablas que se eligieron, para que se realice todas las relaciones posibles.

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5. Se arrastra el campo de una tabla hacia el campo de la otra tabla, dependiendo del tipo de relación.

6. Se hace clic en crear de esta manera seestablece el enlace entre ambas.

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7. La relación de uno a varios se presenta de esta manera.

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En el caso de que la relación sea de varios a varios se debe recurrir al establecimiento de otra tabla.

“Estableciendo Consultas”

Una consulta es una forma de buscar, encontrar y mostrar determinada información, extrayéndola del conjunto de datos que almacena la base.

1.Accedemos al cuadro de diálogo de la base de datos y pulsamos el botón correspondiente a Consultas, donde aparecerá dos opciones disponibles para crear una consulta

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2. Pulsemos la primera de las opciones: Crear una consulta en la Vista Diseño.

3. Se incorpora la o las tablas del cual la consulta tomará sus datos. Es por eso que aparece ahora en primer plano el cuadro Mostrar tabla....
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