Cómo Clasificar Documentos

FORO SEMANA DOS

1. CÓMO CLASIFICAR DOCUMENTOS

Clasificar es la operación de mayor relevancia de cuantas integran la gestión documental. Sobre la clasificación reposan la práctica totalidadde técnicas, recursos e instrumentos archivísticos, por ser el modo en que se organizan lógica y físicamente los documentos y series documentales, cualquiera que sea su soporte, ya desde el mismoinstante de su producción en las oficinas.

La clasificación de los documentos es una operación técnica y administrativa; debe reflejar la estructura de la entidad; se realiza de acuerdo al esquema,plan o marco como lo establece la cartilla de clasificación documental publicada en el archivo general de la nación de acuerdo a la procedencia de los documentos. Los pasos metodológicos se realizansegún la identificación de productores, la Estructura orgánica y Series documentales y asuntos.

2. ¿CUAL ES EL “CRITERIO PRINCIPAL” DE ORDEN Y CUAL ES EL “SECUNDARIO”? CREA UNA LISTA YA ORDENADASOBRE LOS DOCUMENTOS QUE SE LLEVAN EN SU EMPRESA

Dependiendo de los criterios usados en las empresas, los documentos se pueden clasificar de varias maneras:

Según la ubicación de los archivos:* Archivo centralizado: Archivo único. Una sola dependencia, destinada al archivo, maneja y controla toda la documentación.

Usos:
* Para toda la documentación de la empresa.
* Para losdocumentos de consulta general de la grande y mediana empresa.

* Archivo descentralizado: Por dependencias o departamentos: es el que funciona entre las diferentes dependencias de unainstitución.

Usos:
En las grandes empresas:
* Para archivos técnicos, de personal, confidencias, etc.
* Para las oficinas que funcionan en locales o regiones, etc.

Según su uso:

Activo:Satisface las necesidades de conservación y consulta permanente, o para el periodo corriente. Se compone de documentos del periodo actual o de periodos anteriores que estén en trámite, como hojas de vida...