de todo para todos

INTRODUCCION
En el presente trabajo nuestros principales objetivos son conocer en que consiste la correspondencia, además como se organiza, comos se clasifica, cuales son los tratamientos que se le debe dar a cada uno de los tipos que existen en la empresa para así el día de mañana cuando logremos tener nuestro titulo técnico podamos desempañarnos como realmente corresponde en el lugar dondeprestemos nuestros servicios y así lograr que seamos reconocidos por nuestras labores ante nuestros superiores, debido a la importancia que significa.
La organización diaria de la correspondencia
• Organización del correo de entrada.
- Las fases que comprende la entrada de la correspondencia son:
• recepción
• clasificación
• distribución
A la recepción del correo, es costumbre señalar lascartas y documentos con un sello que indica la fecha, al objeto de conocer la verdadera fecha de recepción, independientemente de la que conste en el encabezamiento de la carta.
La clasificación de la correspondencia de entrada, que constituye la primera tarea a realizar, puede efectuarse con la siguiente distribución:
• cartas cerradas dirigidas a la atención de superiores o personasdeterminadas.
• Facturas
• comunicaciones bancarias (avisos de remesa, descuentos, estado de cuenta, etc.).
• Circulares y anuncios publicitarios diversos.
• Material impreso (Diarios, revistas y libros).
Esta primera selección permite repartir a los departamentos y secciones que correspondan las cartas con identificación personal, los impresos y el material de publicidad. Con el resto de lacorrespondencia se procederá con forme a las reglas que se enuncian a continuación:
• La lectura atenta debe ser una de las primeras tareas de la jornada. En ocasiones las demoras como se ha dicho, pueden provocar dificultades en negocios pendientes de resolución.
• Los anejos deben sujetarse a las cartas con clip u otro sistema.
• En el caso que falte la fecha en algunas de las cartas, se puedeindicar, en un pequeño recuadro sobre el borde superior derecho, la que registre en matasellos del correo.
El total de la documentación se clasificara en tres grupos:
• asuntos que requieren la atención del jefe
• Asuntos que requieren la atención de otros superiores o empleados.
• Asuntos que la secretaria debe atender personalmente.
-si faltara algún anexo en algunas de las cartas deberáhacerse constar esta circunstancia acompañando el texto con una pequeña nota.
• proceso mecánico del correo de salida
Las cartas que se han de remitir al exterior exigen la realización de una serie de tareas puntuales, que se enumeran a continuación:
• firma y antefirma de los documentos por el superior a quien corresponda
• Preparación e inclusión de los diversos anexos.
• Reunión de todo elcorreo y elaboración de los sobres.
• Despacho de la correspondencia.
La firma del jefe constituye el final del proceso de elaboración de una carta. Después de obtenida la misma (en el original), la secretaria transcribirá a las copias las correcciones introducidas, si las hubiere, y precederá al archivo de estas.
Cuando la correspondencia a tratar es cuantiosa conviene utilizar maquinasplegadoras, cerradoras de sobres, y franqueadoras. Las ventajas que ofrecen estos equipos son fácilmente traducidas a cifras:
• Una maquina automática para cerrar sobres puede engomar y sellar hasta veinte mil en una hora.
• Las plegadoras de cartas procesan treinta mil hojas por hora.
• Las franqueadoras automática (su empleo debe estar autorizado por el servicio de correos) imprimen en los sobresel importe del franqueo en un dispositivo de registro van sumando los gastos.
• Además el registro, el despacho de correspondencia debe cuidar dos aspectos fundamentales:
• El registro de todas las cartas que se envían
• El control del franqueo.
3) Servicio de mensajería
En ciertos casos, cuando se quiere garantizar una distribución rápida y segura de la correspondencia u otra clase de...