De Todo

- ESTANDARIZAR Y FORMALIZAR
Es el proceso de especificación completa, documentación, divulgación e inclusión entre los sistemas de operación del negocio de los indicadores de gestión. Es durante esta fase que se desarrollan y quedan definidos y formalizados los manuales de indicadores de gestión del negocio.
I- MANTENER Y MEJORAR CONTINUAMENTE
Lo único constante es el cambio y esto genera unadinámica muy especial en los sectores y en las organizaciones, el sistema de indicadores de gestión debe ser revisado a la par con los objetivos, estrategias y procesos de las empresas.
Hacer mantenimiento al sistema es básicamente, darle continuidad operativa y efectuar los ajustes que se deriven del permanente monitoreo del sistema de la empresa y de su entorno.
Mejorar continuamente significaincrementar el valor que el sistema de indicadores de gestión agrega a las personas usuarias; es hacerlo cada vez más preciso, ágil, oportuno, confiable y sencillo.
Reglas prácticas para la implementación de un conjunto o sistema de indicadores
Existen algunas reglas prácticas para la implementación de un conjunto de indicadores, las cuales se muestran a continuación:
Debe hacerse por etapas(tal como se expuso en el punto anterior). No pasar a otra etapa sin probar y consolidar la actual.
Fuerte implicación y participación de los directivos.
Debe contemplarse y conducirse como un cambio y no como un simple cambio de herramienta.
No solo se trata de implantar un nuevo sistema o cambio, sino además de crear procedimientos que en el futuro sirvan para que el sistema evolucione.
Sedeben clarificar los papeles de las diferentes áreas funcionales, para efectos del control.
El sistema de indicadores y su control debe obedecer a las opciones organizativas y no a la inversa.
Lecciones aprendidas sobre la base de experiencias previas en el uso de indicadores
En la elaboración de indicadores siempre se tienen experiencias que deben servir de base para corregir a futuro y novolver a cometer nuevamente errores o incongruencias, tales elementos se muestran a continuación:
Subestimación de metas.
Debilidad (en toma de decisiones) de equipos técnicos para establecer indicadores y valores a alcanzar.
Dificultades para el establecimiento de responsabilidades sobre el cumplimiento e incluso seguimiento y reporte de los valores a alcanzar.
Descoordinaciones para la validaciónde los indicadores y su difusión al interior de los pliegos.
Debilidad de su articulación con los esquemas de planificación y programación estratégica del gasto.
Potenciales dificultades en la elaboración de indicadores
De igual forma en la elaboración de indicadores se pueden presentar dificultades que debemos tener en cuenta para que no se presenten a futuro, tales dificultades potencialesse muestran a continuación:
¿Cómo formular objetivos estratégicos y desagregar las metas?
¿Cómo medir los productos cuyos resultados se obtienen a largo plazo?
¿Qué unidades o áreas deben generar indicadores?
¿Cómo construir las formulas?
¿Cómo medir resultados de una gestión de una unidad que dependen de la gestión de otras varias unidades?
Disponibilidad de datos históricos.
Dificultadpara medir insumos y productos por falta de sistemas contables financieros.
No se percibe el valor agregado de elaborar indicadores.
Realizar los indicadores se transforma en una carga burocrática y no se estimula el interés por la evaluación.
Errores al establecer indicadores y como evitarlos
ERORES | COMO EVITARLOS |
Los indicadores de gestión que miden la actividad en lugar del desempeñoproveen data menos útil y una sobrecarga de información. | Focalizarse en los objetivos clave de la organización, lo cual mantendrá la atención en las metas esenciales. |
Focalización en metas de corto plazo a expensas de objetivos de largo plazo, es inconveniente, debido a la presión por un desempeño inmediato. | Los modelos de control de gestión ayudan a asegurar la inclusión de objetivos de...