Deber ser de cuenta bancos

Control interno de la cuenta ¨bancos¨

Así como a todos nos preocupa el dinero, a la empresa le interesa salvaguardar y controlar el efectivo que reciben; entendiéndose por efectivo, billetes, monedas, cheques, órdenes de pago y depósitos. Si su control es inadecuado, se pueden generar robos, malversaciones de fondos u otras situaciones parecidas. La identificación de errores requiere quetanto los bancos como sus usuarios apliquen procedimientos de control.
Dada la facilidad con la que se puede transferir dinero de una persona o entidad a otra, los activos son los que presentan mayor posibilidad de desviación o uso incorrecto por parte de los empleados. Es por ello, que las empresas deben diseñar y usar controles que salvaguarden el efectivo y controlen la autorización detransacciones relacionadas con él.
Un sistema de control interno consiste en una división e integración de los procedimientos en tal grado que las actividades de los distintos miembros de una organización estén tan relacionadas entre sí que sea de presumir que los errores de contabilidad y las omisiones sean descubiertos automáticamente y que para cometer y ocultar un fraude sea necesaria la colusiónde dos o más personas.
Un sistema adecuado de comprobación interna para salvaguardar el efectivo exige el control tanto de los cobros como de los pagos. Los métodos para efectuar este control como de varían notablemente; según la actividad en la cual se desempeña la organización.

Métodos de control interno
* Sustracción de dinero: el peligro de una indebida sustracción deefectivo se reduce si para realizarla se necesita la colusión para poder ocultar el hurto de los fondos que se cobran; por lo tanto es conveniente dividir la labor de manejar los cobros entre varias personas, cuyos registros deben concordar.

a) Todos los cobros recibidos deben ser listados y sumados por un empleado de confianza que no sea el cajero ni un tenedor de libros; y pasadas al empleadoencargado del registro de las cuentas a cobrar, a quien deben entregarse también los duplicados de los recibos prenumerados extendidos a los clientes por cualquier dinero recibido. El dinero debe pasarse al cajero, y una copia de la lista mencionada debe entregarse al tenedor del mayor general.

b) Todos los fondos recibidos, deben depositarse diariamente en un banco. El cajero despuésde efectuar el depósito, debe presentar la copia del Boucher de depósito debe entregarse al tenedor del mayor general de la cuenta bancaria.
c) El cajero, el tenedor del mayor genera y el tenedor del mayor auxiliar de cuentas a cobrar deben ser personas diferentes.
d) Puede añadirse una protección más haciendo que un quinto empleado concilie la cuenta del banco.
Con tal sistema decontrol interno, el fraude con los cobros a deudores no puede practicarse ni ocultarse, ni aun por un solo día, sin recurrir a la colusión. El primer empleado no tiene acceso a los libros y no puede alterar los registros para ocultar una malversación de fondos; no puede esperar retener los fondos recibidos de los deudores sin que se descubra; porque estos recibirán estados de cuenta o cartas deldepartamento de crédito que le informaran sobre sus remesas. Si el cajero se guarda algún dinero, su depósito diario no concordara con la lista del primer empleado ni con el registro de cobros del tenedor de libros de mayo general, basado en la lista de ingresos. Los tenedores de libros del mayor general y del mayor auxiliar de cuentas a cobrar, al no tener acceso a los fondos, no tienen oportunidadde hacer ninguna sustracción indebida de ellos, y, por lo tanto, no tienen incentivo alguno para falsear los registros, a no ser que formen parte de la colusión.
El banco debe recibir instrucciones de no pagar cheques de terceros a favor de su compañía, sino aceptarlos únicamente para su depósito en la cuenta de la empresa. Los cheques girados a favor de la entidad por estas, para su caja...