Departamento de compras en a y b

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  • Publicado : 2 de septiembre de 2012
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El Departamento de compras tiene como objetivos:
- Surtir los almacenes de Alimentos y Bebidas.
- Comprar a los precios más bajos sin afectar la calidad los mejores productos del mercado.
- Mantener los inventarios al nivel mas bajo posible, sin obstruir las necesidades de producción.
- Localizar y elegir los proveedores que suministren la mercadería.
- Mantener una buena comunicación con eldepartamento de Costos de Alimentos y Bebidas para estar al tanto de los resultados diarios de costos.
- Si bien parece algo sencillo, comprar no es pedir y por lo tanto requiere de un trabajo continuo para evitar caer en los errores más comunes. Si analizamos el proceso diario y continuo podemos observar algunos de estos:
Comprar de más: partamos de la base de una economía estable para nuestroanálisis, porque de la otra también puedo hablarles y con experiencia, pero estaría refiriéndome a una parcialidad.
Como les decía, acumular mercadería por el solo hecho de ver mis depósitos llenos genera costos ocultos que a la larga terminan perjudicando nuestra rentabilidad, a saber:
Mal uso: al existir en nuestros inventarios gran cantidad de productos hay una tendencia natural a su malmanejo. “Total hay mucho…”
Costo de necesidad de espacio: si acumulo mercadería voy a necesitar de más espacio, de más frío, etc.  En una ocasión me encontré con un cliente que alardeaba de su habilidad para comprar vinos, de sus grandes negocios al comprar en grandes cantidades a las bodegas por las condiciones de pago que le otorgaban. Efectivamente en algunas ocasiones esto sucedía, pero siguiócomprando y naturalmente no tuvo más espacio para guardar sus vinos, por lo cual alquilo otro espacio para generar otro deposito. Al tiempo se percató que para mantenerlos adecuadamente necesitaba de una temperatura especial por lo cual lo refrigeró, y al tiempo también tubo que contratar a una persona para mantener el orden de estos depósitos. Resultado, el costo de mantenimiento del stocksuperaba ampliamente la ganancia por algunas compras acertadas.
Costo de personal: del ejemplo anterior surge que mantener un gran stock requiere de personal adicional.
Costo financiero: no debemos olvidar que la mercadería es dinero inmovilizado, por lo mismo debe tenerse en cuenta su costo financiero.
Comprar de menos: Bueno aquí nos encontramos con la contracara de compras y una de las máspeligrosas. El desconocimiento y la simplificación en el análisis de este punto pueden resultar en situaciones que realmente nos perjudiquen.

Compra de emergencia: si no tenemos desarrollado un stock que nos permita desenvolvernos en la operación diaria, se generaran pedidos de urgencia que terminaran por destruir el principio de control de costos, debido a que estas compras urgentes nunca cumpliráncon las condiciones que hemos establecido en nuestras recetas. En resumen si realizamos compras de emergencia por haber pedido menos, terminaremos comprando a precios y calidades que no son las planificadas.
Requerimiento de mercaderías.
El pedido de mercaderías le corresponde a jefe de cada sector, según el caso será el jefe de cocina, el jefe de barras, etc. Este pedido debe estar realizado conla mayor responsabilidad posible y por lo mismo es recomendable que se realice en una “Planilla de requerimientos” o similar, con la firma del responsable. Siempre suele suceder que cuando preguntamos quien fue el que pidió tal o cual cosa, o quien se olvidó de algo, nunca aparece el responsable.
El requerimiento de mercaderías debe ser realizado de forma tal de observar algunos recaudos, en basea:
Stock permanente: recomiendo ampliamente el mantener un inventario permanente, al menos del sector de elaboración. Es decir, un conteo físico diario de las existencias disponibles en el sector. Se que para algunos sonará como demasiado complicado, pero los resultados son excelentes. Si por la índole de la empresa esto fuera muy engorroso, les sugiero usar el método de toma de inventario...
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