Departamento de recepción



ADMINISTRACION APLICADA A HOTELES Y RESTAURANTES


“DEPARTAMENTO DE RECEPCIÓN”






DEPARTAMENTO DE RECEPCIÓN














INTRODUCCIÓN


La importancia del departamento de recepción en el desarrollo operativo de un hotel es enorme, no sólo debido a la gran actividad de personas que acuden a él, sino también porque es el centro de operaciones de un hotel.
El trato que el huéspedrecibe en este departamento, es de vital importancia pues en él solicitara servicios desde el momento de su llegada hasta su salida.
Antes de empezar hablar de los procesos administrativos, es importante señalar la importancia del buen servicio, no solamente en el departamento de recepción, sino en todos los del hotel. El objetivo del hotel debe ser que el cliente se sienta como en su propia casa.MATERIAL DE TRABAJO

A continuación se detallan los objetos dispensables para el adecuado funcionamiento de este departamento: escritorio o mueble de recepción a huéspedes, computadoras o racks, papelería y sobres membretados, lápices, plumas, borradores, sacapuntas, engrapadoras, máquinas de escribir, hojas en blanco, cerillos del hotel, directorio telefónico, formas impresas.Control del estado de habitaciones.
Para un control efectivo del estado de cada una de las habitaciones ocupadas, vacías, sucias, etc. Se pueden utilizar dos sistemas: el computarizado y el control manual.
-sistema computarizado del control de habitaciones.
Dependiendo de la capacitación del hotel y del tipo de información que se desea manejar y conservar, se puede utilizar o seleccionar un sistema decómputo que se ajuste a las necesidades particulares.
Se recomienda que el sistema incluya las siguientes opciones:
Recepción:
Registro de huéspedes.
Consulta de reservaciones.
Consulta de ocupaciones.
Listado de llegadas y salidas.
Manejo de grupos y cuentas maestras.
Clasificación de registro por grupos
Productividad de agencias.
Segmento de mercado.
Origen geográfico.

Registro federal delcontribuyente de los clientes (RFC).
Consulta de rack por pantallas.
Cambios de cuarto.
Digitalización de firmas.
Pre-registro según reservación.
Búsqueda de huéspedes.

Búsqueda de reservaciones.
Conteo de huéspedes, salidas y huéspedes en extensión.
Lista de huéspedes.
Reporte de saldos mayores.
Cambio de tarjeta de registro.
No-shows.

Caja de recepción:
Control de cuentas.
Registro de movimientos(cargos y abonos).
Facturación (checkout).
Cortes de caja.
Detalle y movimientos.
Consulta de registros históricos.
Estados de cuentas vigentes y anteriores.
Control de historial de clientes por RFC.
Consulta y saldo individual o global.
Manejo de cuantas maestras.
Relación de facturas.

Auditoria nocturna:
Cargo automático de rentas.
Cortes de caja por turno y global.
Detalles y movimientos porconcepto.
Consulta de bitácora de cambios.
Relación de estados de cuentas vigentes.
Relación de estados de cuentas de salidas.
Relación de facturación.
Cierre del día.
Respaldo y depuración de información.






SISTEMA MANUAL DEL CONTROL DE HABITACIONES
Este control del estado en el que se encuentra cada una de las habitaciones pueden ser de dos tipos.
Hoja diaria de control. Incluye los números dehabitación y en ella se anota con lápiz el estado de cada una de ellas, se puede borrar y modificar de acuerdo con los cambios.
Renta de control.Es igual que el interior ya que la libreta tiene las 365 páginas una para cada dia del año y la hoja correspondiente a cada una de los días se incluye todos los números de las habitaciones del hotel.
Formas impresas
Tarjeta de registro.
Formas defactura.
Hoja o carta de bienvenida.
Recado telefónico.
Envió de fax.
Reservación de habitación.
Cancelación de habitación.
Requisitos al almacén.
Requisitos de cortesías.
Aviso de reparación.
Control de quejas de huéspedes.
Pase de salida de objetos.
Re-expedición de correspondencia.
Aviso de cambio de cuarto.
Memorando.
Bienvenida del huésped con paquetes.
Cupones para entregar a huéspedes en planes...