Departamento de reservaciones

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DEPARTEMENTO DE RESERVACIONES
El departamento de habitaciones es el encargado de captar y manejar las solicitudes de reservas. El mismo opera en estrecha coordinación con el personal del departamento de recepción y ama de llaves. Este departamento debe determinar la disponibilidad del hotel, cotizar las tarifas de las habitaciones, tomar y confirmar las reservaciones, este departamento estácompuesto por un gerente de reservaciones quien supervisa y dirige el buen desempeño del departamento y los agentes de reservaciones los cuales realizaran las funciones de atender las reservaciones que lleguen por los diferentes medios de comunicación, las reservas de grupo, las reservas de agencias de internet o tour operadoras, manejar el dinero proveniente de los depósitos correspondientes paragarantizar las reservas.

ORGANIGRAMA
El Gerente de Reservaciones es el encargado directo del departamento: su jefe inmediato es el Gerente de División de Cuartos, sus subordinados directos: sub-gerente de Reservaciones, reservacionistas, secretarias y archivistas.

FUNCIONES DEL GERENTE DE RESERVACIONES
1. Controla, supervisa y selecciona al personal del departamento responsable del control delas reservaciones.
2. Supervisa llenado correcto de formas impresas del departamento.
3-Supervisa que sistema de computo de las reservaciones trabaje eficientemente.
4. Diseña las formas impresas usadas en el departamento.
5. Responsable directo de la entrada y salida de correspondencia de reservaciones.
6. Supervisa todos los procedimientos para entrada, cambio y can¬celación dereservaciones.
7. Responsable del control de depósitos y reembolsos de reserva¬ciones.
8. Controla los descuentos según las políticas del hotel.
9. Autoriza extensiones de estancia en periodos de alta ocupación
10- Responsable del envío de todos los reportes que envía el de¬partamento.
11- Supervisa la elaboración de gráficas de ocupación del hotel.
12-Elabora en unión del gerente dedivisión cuartos , los pronósticos de ocupación.
13-Responsable de abrir y cerrar fechas en coordinación con el gerente de división cuartos.
14-Controlar los allotments.
15-Responsable de tener ordenados todos los archivos del departamento.
16- Soluciona problemas referentes a reservaciones.

17- Revisa que el sistema de reservaciones por internet sea eficiente.

18-En coordinación con el jefe de sistemas promueve la elaboración de reportes como: Productividad de representantes, productividad de agencias de viajes, reporte geográfico, segmentos del mercado, etc.

19- Controla la productividad a través del sistema de internet.

20- Controla la productividad del sistema lada 800.

21- Autoriza el envío de algunas cortesías a cuartos.

22- Encoordinación con el gerente de ventas solicita programas, listas, depósitos a grupos.

23- Reporta a la gerencia de ventas cualquier cancelación de grupo.

24- Maneja sobre-ventas.

25-Autoriza créditos según las políticas establecidas.
26-En coordinación con la oficina de crédito establece convenios con compañías de tarjetas de crédito (Visa., MasterCard, American Express, etc). Para la confirmaciónde reservaciones a través de tarjetas de crédito.
27-El coordinación con el departamento de contabilidad envía pagos de comisiones a las agencias.
28-Opera y programa grupos de agencias mayoristas.
29-Intercambia información con otros hoteles.
30-Hace investigaciones diarias de la ocupación de la competencia.

PERFIL DEL GERENTE DE RESERVACIONES
• Deberá tener gran sentido de las ventas,saber persuadir, y don de mando, combinado son una personalidad exitosa.
• Será una persona capaz de concebir el cambio, para aceptar las sugerencias de sus subordinados y las órdenes de sus superiores. Además controlará sus emociones e impulsos y en todo momento manifestará un gran espíritu de servicio.

FUNCIONES DE RESERVACIONISTA
1-Atender solicitudes de espacio en reservaciones...
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