Depto. de compras

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COMPRAS

Concepto
A la compra se le define de la siguiente manera: adquirir bienes y servicios de la calidad adecuada, en el momento y a los precios adecuados y del proveedor más apropiado.
Dentro del concepto de empresa moderna las compras se deben manejar por un departamento especializado que debe formar parte de la propia organización de la compañía.

Objetivos
Los objetivos fundamentalesde toda compra pueden resumirse del modo siguiente:

1. Mantener la continuidad de abastecimiento.

2. Hacerlo con la inversión mínima en existencia.

3. Evitar duplicidades, desperdicios e inutilización de los materiales.

4. Mantener los niveles de calidad en los materiales, basándose en lo adecuado de los mismos para el uso a que se destinan.

5. Procurar materiales al precio más bajoposible compatible con la calidad y el servicio requeridos.

6. Mantener la posición competitiva de la empresa y conservar el nivel de sus beneficios en lo que a costos de material se refiere.

LA FUNCIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
La función del departamento de Compras es ayudar a producir más utilidades a la empresa.
En la empresa pequeña es el propietario quien hace la compra de todos losmateriales. A medida que ésta crece se requiere la participación de una persona especializada en esta función, a quien se le denomina jefe, gerente o director de compras. En una empresa grande la necesidad de este especialista es obvia.
POLÍTICAS DE COMPRAS
Las políticas son planes en el sentido de que son planteamientos generales o maneras de comprender que orientan el pensamiento y la acción de losmiembros de la empresa, delimitando un área dentro de la cual se debe asegurar que las decisiones sean consistentes y contribuyan al logro de las metas.
Las políticas pueden ser escritas, verbales o implícitas pero preferentemente deben ser expresadas en forma escrita; de esta manera se convierten en políticas concretas que definen la orientación de las acciones, evitando fuga deresponsabilidades.
Las políticas tienden a determinar y a evitar de antemano los análisis repetidos y a dar una estructura unificada a otros tipos de planes, permitiendo de ese modo delegar autoridad sin perder el control, asimismo constituyen una parte de la planeación, establecen los límites de la supervisión y señalan los lineamientos de la acción administrativa.
Es indispensable en toda empresa elestablecimiento de políticas como medios de soporte y significación de los objetivos. La elaboración y emisión de las políticas no debe ser estática, dado que las condiciones generales en que operan las empresas son cambiantes, lo que provoca continuos ajustes o acoplamientos. Esto no significa que las políticas deban cambiar ininterrumpidamente pues esto originaría consecuencias catastróficas.
Comoguías del pensamiento en la toma de decisiones, las políticas deben dejar margen para juzgar flexiblemente, de lo contrario serían reglas que no permitirían desviaciones.
El gerente de Compras como responsable de la dirección de su área, es el encargado de emitir las políticas de compras que deben estar acordes con las políticas generales de la empresa. Los principales aspectos que deben considerarsepara integrar las políticas de compras son:

• Deben estar claramente expuestas.

• Ser razonables y fáciles de llevar a la práctica.

• Indicar los factores limitativos y determinantes.

• Toda decisión y aplicación debe basarse en ideas bien concebidas.

• Niveles que deben abarcar.

El principal objetivo de Compras será el del abastecimiento de materiales que satisfagan las necesidades deproducción. Para lograrlo, es necesario contar con las siguientes políticas:

Fuentes de abastecimiento
Para el desarrollo de políticas a este respecto es necesario atender los siguientes pasos:

• Tipo de materiales que requiere la integración de los insumos y disponibilidad de los mismos en el mercado.

• Competencia existente. Deberá desarrollarse dentro de las fuentes de abastecimiento...
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