Descripcion archivistica

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MINISTERIO DE PROTECCIÓN SOCIAL
SENA Regional Valle
Centro de Gestión Tecnológica de Servicios


DESCRIPCION ARCHIVISTICA

Compilado por Amanda Acosta M. Fuente: Descripción de archivo, Frederick Miller

La descripción según el diccionario, es la enumeración de las cualidades esenciales de un objeto. Dos acciones se despliegan al describir documentos: identificación de los atributosinternos y externos. Los caracteres externos tienen que ver con las clases y tipos documentales, formato, cantidad y forma. Los caracteres internos tienen que ver la identificación de la entidad productora, origines funcionales, fecha y lugar de producción contenido. La forma en que deben describirse depende del uso que se hará de ellos.

La descripción archivística es el método derecuperación de la información, tiene como propósito fundamental, comunicar la información a los usuarios, es el reflejo de la documentación y el modo en que se utiliza y administra. La descripción archivística incluye, la información recibida y producida, el control de esa información y el acceso a la misma dentro y fuera del repositorio. Esta tarea es constante, requiere revisión permanente ymejoramiento de la información. Su eficiencia depende de la clasificación y la ordenación. La meta de esta tarea es describir documentos en un contexto basado en su procedencia y orden original.

La descripción debe proveer elementos de información específicos acerca de los tipos documentales que integran las agrupaciones documentales, atributos particulares de cada tipo sus orígenes, sus relacionescon otros fondos, lugar fecha de actividades, temas que abarcan las actividades, es decir, información sobre el contenido intelectual de los documentos, información sobre cómo usar los documentos, accesibilidad a estos así como sus características físicas.

Esta extraordinaria tarea y su accionar debe realizarse sobre una base sólida y metódica para que se registre conocimiento y no seguarde únicamente en el cerebro de las personas, o no concentren sus energías en descripción de documentos que traiga como consecuencia el descuido de otros, lo cual exige al archivista, al documentalista, el lleno de requisitos como la abnegación y la capacidad de cubrir todo el cúmulo de operaciones y trabajos laboriosos e importantes, conocer en detalle la naturaleza y el uso probablede los documentos que serán descritos, identificar que información es necesaria, y cómo recuperarla ya sea de los documentos o de otras fuentes, pues como profesional se convierte en depositario de la fe pública, es designado para certificar documentos que estén bajo su guarda, es juez nato de la información, como experto es en quien se deposita confianza que su pericia y conocimientosreclaman.

La labor descriptiva implica comprender el significado de los términos que se usan para identificar los diversos tipos documentales que se producen en la ejecución de diversas tareas en una época determinada, cuáles varían de acuerdo a las actividades que surgen por su creación. Una tarea descriptiva bien elaborada ha de garantizar un conocimiento general acerca de los fondos, cómo yporque fueron elaborados y qué término describe con más exactitud sus características internas y externas.

Todo trabajo descriptivo ha de tener en cuenta, tanto la estructura como a la substancia. Es decir los documentos se describen en relación con su procedencia, inclusive fecha y lugar de producción y su contenido. Pueden describirse físicamente con relación a su tipo documental, suformato, cantidad y otras características físicas, por lo cual es necesario conocer las clases de descriptores para describir piezas individuales, unidades documentales compuestas, grupos de documentos, series, fondos, para elaborar los descriptores necesarios y útiles.

Compilado por Amanda Acosta M. Fuente: Descripción de archivo, Frederick Miller 2

Al describir documentos...
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