Descripcion De La Documentacion

CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN INTERNA Y EXTERNA
 CLASIFICACION DE DOCUMENTOS INTERNOS:
SON AQUÉLLOS QUE SE IMPRIMEN PARA UN DEPARTAMENTO.
 CIRCULAR
 MEMORÁNDUM
 CONVOCATORIA
 ACTA DE JUNTA (MINUTA)
 INFORMES
CIRCULAR:
ES EL ESCRITO QUE SE EMPLEA PARA COMUNICAR SIMULTÁNEAMENTE UN MISMO ASUNTO A VARIAS O A NUMEROSAS PERSONAS, A QUIENES INTERESA POR IGUAL.

Y TAMBIÉNOBEDECIENDO A LAS INSTRUCCIONES, PROCEDIMIENTOS, ÓRDENES O INFORMACIÓN SOBRE ALGÚN TEMA O ASUNTO QUE SE ENVÍA A LOS EMPLEADOS, ETC., PARA SU CONOCIMIENTO Y EFECTO O CUANDO LAS ENTIDADES PÚBLICAS TRANSMITEN INFORMACIÓN A SUS SUBORDINAOS O ADMINISTRADOS.

LOS ELEMENTOS QUE COMPONEN A LA CIRCULAR SON:

• MEMBRETE
• LA PALABRA CIRCULAR CENTRADA EN LA PARTE SUPERIOR DEL PAPEL
•NÚMERO O CLASIFICACIÓN; ESTE ELEMENTO SE ANOTA INMEDIATAMENTE DESPUÉS DE LA PALABRA CIRCULAR.
• ASUNTO; QUE ES UN BREVE RESUMEN DE LO QUE CONTIENE EL TEXTO
• FECHA
• DIRECCIÓN; NOMBRE O DESIGNACIÓN DE LOS DESTINATARIOS.
• TEXTO
• DESPEDIDA
• ANTEFIRMA
• FIRMA
• REFERENCIAS FINALESEJEMPLO DE CIRCULAR

LA COSTEÑA S.A.
CIRCULAR NUM. 28

ASUNTO: Horas extraordinarias de trabajo.

20 de marzo de 1997.

Al personal de este departamento:
Acuerda el C. oficial Mayor que, a contar el 15 de loscorrientes, se implante un sistema de trabajo extraordinario para que, en un plazo improrrogable de treinta días, se despachen todos los asuntos que están pendientes en las secciones del departamento.
Por lo tanto, sírvanse ustedes tomar nota, firmando e la relación adjunta de que dicho trabajo extraordinario se desarrollará todos los días hábiles, de lunes a viernes, de las 18:30 a las 22:00horas.

ATENTAMENTE
EL JEFE DEL DEPARTAMENTO
Manuel Ruiz Flores

c.c.p. C. Oficial Mayor, Edificio
MFL/ eg


MEMORÁNDUM:
ES LA COMUNICACIÓN BREVE QUE SE UTILIZA PARA RECORDAR UN ASUNTO O DAR INDICACIONES SIMPLES. EL NOMBRE COMÚN DE ESTEESCRITO ES MEMORÁNDUM, PERO SE ACEPTA EL TÉRMINO MEMORANDO. EN PLURAL EL TÉRMINO ES MEMORÁNDUMES, MEMORANDA O MEMORANDOS. ES INFORMAL Y NUNCA SE DEBE UTILIZAR PARA SANCIONAR A UNA DETERMINADA PERSONA.

LA MAYORÍA DE LAS OFICINAS OFICIALES, ORDENAN LA IMPRESIÓN DE SU FORMATO EN TAMAÑO MEDIA CARTA. EN ÉL APARECEN EL MEMBRETE Y LA PALABRA MEMORANDUM UBICADA EN LA PARTE CENTRAL SUPERIOR DEL PAPEL. SUREDACCIÓN ES SENCILLA Y BREVE, SÓLO SE ANOTA EL ASUNTO CUANDO EL TEXTO ES EXTENSO, LA FECHA ESE PUEDE ESCRIBIR ABREVIADA; NO LLEVA VOCATIVO, SE USA LA DESPEDIDA “ATENTAMENTE”. ALGUNOS DE LOS ASUNTOS RUTINARIOS QUE SE TRATAN EL MEMORÁNDUM PUEDEN SER LAS INDICACIONES DE TAREAS PARA UN SUBORDINADO, NOTA DE ASUNTOS A TRATARSE EN REUNIONES DE TRABAJO, ANOTACIÓN DE COMPROMISOS, RECORDATORIOS DE LASACTIVIDADES A REALIZARSE DURANTE EL DÍA, ETC.

LOS ELEMENTOS DE MEMORÁNDUM SON LOS SIGUIENTES:

• MEMBRETE
• LA PALABRA MEMORÁNDUM CENTRADA
• ASUNTO; QUE ES UN BREVE RESUMEN DE LO QUE CONTIENE EL TEXTO
• FECHA
• DIRECCIÓN
• TEXTO
• DESPEDIDA
• ANTEFIRMA
• FIRMA
• REFERENCIAS FINALES.

ALGUNOS DE LOS ELEMENTOSARRIBA CITADOS SE OMITEN CUANDO EL MEMORÁNDUM CONSIGNA CASOS DE POCA TRASCENDENCIA. EL ASUNTO, POR EJEMPLO, PUEDE EXCLUIRSE EN EXPOSICIONES MUY CORTAS; LA ANTEFIRMA NO ES NECESARIA CUANDO EL FRECUENTE TRATO HA ESTABLECIDO CONFIANZA ENTRE LOS CORRESPONSALES Y RUTINA EN LOS TRAMITES; LA DIRECCIÓN SE REDUCE EN MUCHOS CASOS AL NOMBRE DEL DESTINATARIO, ETC.

EJEMPLO DEL MEMORANDUM

CENTRO DE...