Despacho contable

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4. Administración de los recursos humanos del estudio
Personal administrativo.
Por pequeño que sea un despacho, la práctica ha demostrado que se deben buscar personas de menor nivel, que ejecuten trabajos de: contabilidad interna, mensajería, etc. Ya que si estos recaen en un ejecutivo, le limita su tiempo para promover y proyectar hacia arriba el despacho.
En la medida que el despacho sea másgrande deberá ir asignando funciones de administración interna, a individuos no ejecutivos, y si su estructura se lo permite, es conveniente que contrate un gerente de nivel ejecutivo que supervise y vigile toda la tarea de administración interna del despacho y evite que se quite tiempo a ejecutivos productivos que pueden desarrollar trabajos con clientes.
Otro personal de oficinas
El personalque se debe utilizar en las funciones de oficina y administración del Despacho, debe ser lo suficientemente capaz, pues de él depende en su totalidad la calidad de presentación de los trabajos de la firma, que es el producto final del cliente. El personal se puede dividir en 4 áreas:
• Contador y auxiliares de oficina
• Secretarías
• Recepcionista
• Mensajero y cobrador
La función dearchivo puede ser cubierta por la recepcionista o alguna secretaría, en tanto no se justifique la contratación de otra persona de tiempo completo para esta función, la cual a su vez podría cubrir los trabajos de una biblioteca.
Personal profesional
Reclutamiento y selección
Las fuentes de reclutamiento pueden ser:
- Recomendaciones de algún miembro del despacho o de un cliente o amistades deldespacho.
- Por reclutamiento directo en las principales universidades.
- Por bolsas de trabajo de los colegios de cada localidad.
Capacitación y entrenamiento
El despacho tiene el compromiso de proveer el más alto servicio profesional a sus clientes. Asimismo, reconocer que la calidad profesional depende de quien lo desarrollen, por lo tanto, el despacho tiene el compromiso de entrenartécnicamente a su personal a su máxima capacidad.
Desarrollo profesional
El propósito de un despacho debe ser el de ayudar a su personal técnico a desarrollar planes para su mejoramiento profesional.
Niveles y descripción
Los niveles se asignan básicamente en función a la experiencia técnica y a la habilidad para manejar los trabajos, incluyendo las relaciones con el cliente y con el personal de lafirma.
Las clasificaciones más comunes en los despachos son:
Nivel staf:
• Ayudantes
• Semi - encargados
• Encargados
Nivel ejecutivo
• Supervisores
• Gerentes
• Socios.
Trabajo realizado por cada uno de los componentes de los niveles dentro del despacho.
Ayudantes
El trabajo del ayudante es la base para el desarrollo de los trabajos donde se requiera la obtención de información.Requisitos técnicos
A. Pasante o estudiante de la carrera de contador público.
B. Conocimientos básicos, pero sólidos en prácticas de contabilidad, costos, impuestos y auditoría.
C. Habilidad para comunicarse verbal y por escrito
D. Tener mente inquisitiva y alerta y poder habituarse al estudio e investigación.
E. Asistir puntualmente y participar en los cursos de entrenamiento que organiceel despacho.
Deberes y responsabilidades.
• Obtener la evidencia de los hechos señalados en los programas de trabajo y a las instrucciones recibidas.
• Comprender la naturaleza del trabajo a desarrollar y saber reconocer problemas.
• Comunicación oportuna con los encargados del avance de los trabajos.
• Documentar bien el trabajo realizado.
• Establecer buenas relaciones de trabajo.
•Controlar el presupuesto de trabajo.
• Atento a servir a los clientes
• Terminar el trabajo sin pendientes
• Que todo trabajo sea evaluado
Semiencargados
Requisitos técnicos.
A. Estudiante del ultimo semestre o pasante.
B. Experiencia de ayudante de por lo menos un año.
C. Que haya intervenido en trabajos completos
D. Poder controlar un segmento importante de un trabajo
E....
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