Diagrama de flujos para la organizacion de documentos

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DIAGRAMA DE FLUJOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS, SEGÚN LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ARCHIVOS DE GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

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INICIO

Cada dependencia de laempresa hace apertura de carpetas con base en su tabla de retención documental y para ello utiliza las unidades de conservación (cajas, carpetas).

Cada dependencia de la empresa en desarrollo de susfunciones recibe y envía documentos para ser tramitados y archivados

Se organizan los archivos con base en las TRD?

Las entidades deben implementar las Tablas de Retención Documental

No

SiLas dependencias identifican sus series y subseries con los documentos señalados en las Tabla de Retención Documental.

Sabe como ordenar las carpetas en los archivadores?

Consulta el Manualde la TRD o pide asesoría al equipo de Gestión Documental y Archivo.

No

Si

La Dependencia ordena expedientes o carpetas que conforman la serie o subserie, siguiendo el métodopreestablecido.

Sabe como ubicar los documentos dentro de las carpetas?

Consulta el Manual de la TRD o pide asesoría al equipo de Gestión Documental y Archivo

No

Si

La dependencia ubica losdocumentos en orden cronológico dentro del expediente o carpeta correspondiente, de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites

Se elaboran inventarios documentales?

Adoptar elformato de inventario único documental y la obligatoriedad de su elaboración tanto por dependencia, funcionario y transferencia.

No

Si

La Dependencia velará por el cumplimiento de su elaboracióny actualización, en cada caso: Dependencia, funcionarlo, transferencia

Se aplica lo establecido en la TRD sobre retención y disposición final?

No

Se revisa la TRD y se da cumplimiento a loseñalado, además se aplican directrices.

Si

La dependencia aplica el procedimiento establecido en la TRD. En primera instancia conservará las series documentales hasta que se cumpla la fecha...
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