Diccionari de terminos de archivo

VOCABULARIO ARCHIVISTICO

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

Metodología destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final delos documentos de archivo, con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su vida. Posibilita el tratamiento de los fondos desde su creación hasta su depósito definitivo en elarchivo histórico.

ARCHIVO

Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuente de historia

ARCHIVO DE GESTIÓNConocido también como archivo (de oficina, administrativo, activo).

Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten.

ARCHIVO HISTORICO

Aquel que conserva la documentación con valor permanente, que previamente ha sido valorado y transferido por el archivo de concentración. El archivohistórico puede recibir donaciones, depósitos o comprar archivos.

ARCHIVO INTERMEDIO Conocido como (archivo central).

En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

CASILLEROS

Taquilla.Mueble con filas de departamentos o divisiones, sin cajones ni sierres particulares, para tener clasificados documentos; por ejemplo cartas para distintos destinatarios.

m. Mueble con varias divisiones para guardar debidamente clasificados, documentos, revistas y otras cosas.

CLASIFICACIÓN

Consistente en separar los documentos en grupos y categorías, de acuerdo con la estructura orgánica y/ofuncional de la entidad productora o – si se trata de un fondo particular – con las actividades del personaje que genero los documentos, o bien la temática de los mismos en el caso de las colecciones.

CONSERVACIÓN

Acción y efectos de conservar [se]. Conservar mantener una cosa en buen estado, preservarla de alteraciones. De los archivos, una vez determinado mediante el proceso de evaluaciónlo vale la pena conservar permanentemente en los archivos, la tarea de los archivistas consistirá fundamentalmente en preservar dichos documentos y tener información que difundir.

CRONOLÓGICO

De [de la] fecha. Tipo de ordenación donde la unidad elegida para determinar dicho orden en la fecha o data.

DOCUMENTACIÓN

a) Es el acto de reunir documentos sobre un tema dado y el tratamientode estos en vista de su difusión.

b) La relación, almacenamiento, clasificación y selección, difusión y utilización de todos los tipos de información.

c) La actividad científica que se ocupa de la recogía y análisis de lso documentos científicos y otras fuentes de otros conocimientos, almacenamiento de la información en ellos contenida, recuperación y difusión de la misma, a fin deque alcance rápida y eficazmente a quienes puedan utilizarla.

d)

DOCUMENTO:

Información registrada, cualquiera sea su forma o medio utilizado.

Del latín Documéntum, de Docere. En sí significa cualquier símbolo convencional, escrito o dibujado que pueda servir para suministrar o conservar la información. Su definición varía de acuerdo con la rama del saber que lo estudia.

Cualquiersoporte de cualquier índole que contiene información de interés para una determinada materia.

EPISTOLAR

adj. De la Epistola o que comparte algunas características. Estilo epistolar. De la epístola o carta, o que tiene su forma.

ESTRUCTURA FUNCIONAL

La mayoría de las organizaciones comienzan como aventuras empresariales con una estructura simple, la forman los jefes y sus empleados,...