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Gestión documental
Se entiende por Gestión Documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicandoprincipios de racionalización y economía.
Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cadavez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.
Signatura topográfica
Qué es.
Es un código alfanumérico que se coloca de manera visible, normalmente en el lomo del libro, y permite su localización física en la estantería de la biblioteca. La signatura agrupa los documentos por materias en las estanterías lo que te va a facilitar encontrar otros documentos del mismotema.
Cómo se indica en el catálogo.
Soporte | Signatura | Código de barras | Biblioteca | Localización | Estado | Fecha de devolución |
|   5.20 |
PIA |
cri |
  | H0010625 | HUHEZI | General | En Prestamo | 12/01/2009 |
Interpretación de la signatura en cada Biblioteca:
HUHEZI y ETEO
5.20
PIA
cri
Los elementos de estas signaturas son los siguientes:
- Números: indican las grandesáreas temáticas, y permiten una ordenación general numérica
- Letras en mayúscula: indican las tres primeras letras del autor, y permiten una ordenación alfabética
- Letras en minúscula: indican las tres primeras letras del titulo de la obra, y permiten una ordenación alfabética
Para localizar un documento debes dirigirte a las estanterías correspondientes a los primeros números de la signatura(en cada biblioteca lo encontraras debidamente señalizado). Una vez en la estantería los documentos están ordenados alfabéticamente por el autor.
En relación al ejemplo, para localizar el libro debes ir a las estanterías correspondientes al número 5, y localizar el 5.20. Dentro de este apartado, los libros estarán ordenados alfabéticamente en función de la segunda línea de la signatura, en estecaso PIA. Y dentro de éstos, estarán ordenados alfabéticamente en función de la tercera línea, en este caso cri.
MGEP
12
14
005
Los elementos de esta signaturas son los siguientes:
- La primera fila de números indica un gran área de conocimiento
- La segunda fila de números indica una área temática más específica enmarcada en el área de conocimiento señalada por la primera fila
- La tercerafila es un orden numérico dentro del área temática en la que estamos
En relación al ejemplo, para localizar el libro debes ir a la estantería correspondientes al número 12 (área de conocimiento: Matemáticas). Dentro de este apartado, el número 14 se corresponde con el área temática de Ecuaciones diferenciales . Dentro de este bloque el orden que siguen los libros es numérico, así que cogeríamosel libro que tiene 005 en la tercera fila de la etiqueta.
Subserie
SUBSERIE: se define como: “Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.”
Tablas retención docmental
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos poruna unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de
archivo.
Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación.  Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas y los libros o tomos. 
 
Unidad...
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